SharePointサイトの作り方をお探しですね。

社内の情報共有やファイル管理を効率化するために、Microsoft 365に含まれる「SharePoint（シェアポイント）」を活用したいと考えている方は多いでしょう。

しかし、いざサイトを作ろうとすると「どの種類のサイトを選べばいいのか」「初期設定は何をすべきか」と迷ってしまうことも少なくありません。

この記事では、SharePointサイトの種類から具体的な作り方、そして情報漏洩を防ぐための初期設定の手順まで、わかりやすく解説します。

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SharePointサイトの主な種類とそれぞれの特徴

SharePointでサイトを作るとき、最初につまずきやすいのが「サイトの種類の選択」です。

SharePointには、大きく分けて「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の2種類があり、それぞれ目的や使い方が違います。

この違いをしっかり理解して使い分けることが、効果的な社内ポータルやプロジェクト管理環境を作るための第一歩です。

まず「チームサイト」は、特定の部署やプロジェクトチームなど、決まったメンバー同士で共同作業やファイル共有をするためのサイトです。

このサイトでは、参加しているメンバーの多くがコンテンツを作ったり編集したりすることを想定しています。

Microsoft Teamsと連携しているのが大きな特徴で、Teams上でチームを作ると自動的に裏側でSharePointのチームサイトが作られます。

日々のタスク管理やファイルの共同編集など、みんなでやりとりしながら進める作業に最適です。

一方の「コミュニケーションサイト」は、経営層からのメッセージや全社向けのお知らせ、総務・人事からの各種申請書類の提供など、たくさんの人に向けて情報を発信するためのサイトです。

このサイトは、少数の管理者がコンテンツを作成・更新し、大勢の社員がそれを見るという使い方を想定しています。

デザイン性が高く、見やすいレイアウトを組みやすいため、社内ポータルサイト（社内報）の構築などに向いています。

自社の目的に合わせて、まずはどちらのサイトを作るべきかを決めましょう。

SharePointサイトを作成するための具体的な手順

作るサイトの種類が決まったら、実際にSharePointサイトを立ち上げてみましょう。

Microsoft 365のライセンスを持っていて、サイト作成の権限があれば、ブラウザ上の簡単な操作だけで数分で新しいサイトを作ることができます。

プログラミングの知識などは一切不要なので、順番に進めてみてください。

まずは、Microsoft 365のポータル画面にログインし、アプリランチャー（画面左上の9つのドットアイコン）から「SharePoint」を選んでホーム画面を開きます。

画面の左上に表示される「＋サイトの作成」というボタンをクリックすると、作成メニューが開きます。

ここで、先ほど説明した「チームサイト」または「コミュニケーションサイト」のどちらかを選びます。

用途に合ったテンプレートも複数用意されているので、目的に近いものを選ぶと初期デザインの手間を大幅に省けます。

サイトの種類を選んだ後は、サイト名や概要の入力に進みます。

「サイト名」は、他の社員が見たときに何のサイトか一目でわかるような具体的な名前にするのがおすすめです。

サイト名を入力すると、サイトのURL（アドレス）が自動的に作られますが、必要に応じて短い英数字に変更することもできます。

続いて、サイトの簡単な説明文を入力し、言語設定を「日本語」にしてから「完了」または「次へ」をクリックします。

チームサイトの場合は、このタイミングで初期メンバー（所有者とメンバー）を追加する画面が表示されるので、関係者のメールアドレスを入力して追加作業を完了させましょう。

サイト作成後に必ず行うべきアクセス権限と初期設定

SharePointサイトは、作って終わりではありません。

安全で使いやすいサイトとして運用するためには、公開前に適切な初期設定を行うことがとても重要です。

特に、クラウド環境であるSharePointでは、アクセス権限の設定を間違えると、機密情報の漏洩や意図しないデータの書き換えといった重大なセキュリティ事故につながる恐れがあります。

* アクセス権限の厳密な設定と見直し
* ナビゲーションメニューの整理と最適化
* サイトのテーマ（外観）のカスタマイズ

上記の初期設定のなかでも、最も重要なのが「アクセス権限の厳密な設定」です。

SharePointの権限は、主に「所有者（フルコントロール）」「メンバー（編集可能）」「訪問者（閲覧のみ）」の3つのレベルに分かれています。

サイトの構造を変更できる「所有者」は最低限の人数に絞りましょう。

また、単に情報を見るだけのユーザーには「訪問者」権限を付与し、誤ってファイルを削除・編集されるリスクを防ぐことが大切です。

外部のパートナー企業などを招待する場合は、外部共有の設定が適切に制限されているかも管理センターで事前に確認してください。

権限の設定が完了したら、次にユーザーが目的の情報に迷わずたどり着けるよう、ナビゲーションメニュー（リンク集）を整理します。

画面の左側や上部に表示されるメニューの「編集」ボタンを押し、よく使うドキュメントライブラリや重要なページへのリンクを追加・並べ替えておきましょう。

さらに、サイトの見た目を自社のブランドカラーに合わせるために、設定メニュー（歯車アイコン）から「外観の変更」を選び、テーマの色やヘッダーのロゴ画像を設定することで、より本格的で親しみやすい社内サイトに仕上がります。

SharePointサイトを形骸化させないための運用ポイント

SharePointサイトの初期構築が完了し、無事に運用をスタートした後に直面しやすいのが「サイトの形骸化」です。

最初は活発に使われていても、次第に情報が古くなったり、ファイルが散らかって必要なデータが見つけにくくなったりすることで、使う人が減ってしまうケースは少なくありません。

これを防ぐためには、継続的なメンテナンスと運用ルールの徹底が欠かせません。

まず重要になるのが、フォルダ階層やファイル命名規則の標準化です。

SharePointのドキュメントライブラリに各自が自由なルールでファイルを保存していくと、あっという間に「誰の、どのファイルが最新なのか」がわからなくなってしまいます。

大分類となるフォルダ階層をあらかじめ管理者が作っておき、ファイル名には日付やバージョン情報を含めるなどのルールを社内に周知しましょう。

また、SharePointならではの機能である「リスト」や「メタデータ（タグ付け）」を活用すると、深いフォルダ階層を作らなくても情報を柔軟に検索・分類できるようになり、利便性が大きく向上します。

さらに、定期的な権限の見直しとコンテンツの棚卸しも重要な運用ポイントです。

部署異動や退職者が出た際には、速やかに不要なアクセス権限を削除しなければなりません。

放置されたアカウントは不正アクセスの温床となるため、数か月に一度は監査ログや権限リストを確認する習慣をつけましょう。

あわせて、長期間更新されていない古いページや不要になったファイルはアーカイブに移行するなど、常に「最新で正確な情報だけが存在する状態」を保つことが、社員から信頼され、日常的に活用されるSharePointサイトを維持するための最大のポイントです。

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