SharePointのサブサイトについてお探しですね。

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SharePointの「サブサイト」って作っていいの?今どきの正解を分かりやすく解説

SharePointで部署やプロジェクトのサイトを作るとき、「サブサイト」という機能を使って階層構造を作ろうとしていませんか?実は、今のMicrosoft 365では、サブサイトを作るのはあまりおすすめされていません。

この記事では、サブサイトの作り方と、なぜ今は使わない方がいいのか、そして代わりに何を使えばいいのかを、初心者の方にも分かりやすく説明していきます。

サブサイトって何?どうやって作るの?

サブサイトというのは、メインのサイト(親サイト)の下に作る、小さなサイトのことです。

昔は、会社全体のポータルサイトを親にして、その下に「営業部」「総務部」みたいに部署ごとのサブサイトを作って、階層的に整理するのが普通でした。

親サイトのデザインやメニューを引き継ぎながら、部署ごとの専用スペースが持てるので便利だったんです。

作り方はシンプルです。

親にしたいSharePointサイトを開いて、右上の歯車マーク(設定)から「サイトコンテンツ」を選びます。

そのページに「新しいサブサイト」というメニューがあるので、それをクリック。

タイトルやURL、使いたいテンプレートを選んで、親サイトの権限を引き継ぐかどうかを決めたら、作成ボタンを押すだけ。

これだけで、親サイトの下に新しいサブサイトができあがります。

ただ、最近は「新しいサブサイト」のメニュー自体が表示されないことも多いんです。

これは、会社のIT部門がわざと非表示にしているケースがほとんど。

実は、SharePointの使い方に関する考え方が大きく変わってきていて、サブサイトを気軽に作るのはやめましょう、という流れになっているんです。

次で詳しく説明しますね。

なんでサブサイトは「使わない方がいい」って言われるの?

昔は便利だったサブサイトですが、今のMicrosoftは「できるだけ使わないで」という立場です。

一番の理由は、会社の組織ってけっこう変わるのに、サブサイトの階層構造は変更しにくいから。

サブサイトを作ると、URLが親サイトにガッチリくっついた形で固定されちゃいます。

組織変更で部署が統合されたり名前が変わったりしたとき、サブサイトのURLや親子関係を変えるのがすごく大変で、最悪、サイトを作り直しになることもあります。

それから、管理のしやすさにも問題があります。

SharePointのセキュリティ設定やデータの保管ルールって、基本的に「サイトコレクション(一番上の親サイト)」単位で決まります。

だから、親サイトで厳しいルールを設定すると、本当はもっと緩くしたいサブサイトにまで強制的に適用されちゃう。

逆に、サブサイトごとに細かく権限を設定していくと、誰が何にアクセスできるのか管理者でも把握しきれなくなって、情報漏れのリスクが高まります。

さらに、TeamsとかMicrosoft 365グループみたいな新しい機能は、全部独立したサイトとして作られる仕組みになってます。

これらを既存のサブサイト階層に組み込むことはできないので、情報がバラバラになっちゃうんです。

こういう理由から、今は階層構造を作らず、すべてのサイトを横並び(フラット)に並べて管理するのが正解、とされています。

サブサイトの代わりに使う「ハブサイト」って何がいいの?

サブサイトの弱点を解決するために生まれたのが「ハブサイト」です。

ハブサイトの一番の特徴は、サイトを入れ子にするんじゃなくて、それぞれ独立したサイト同士を「つながり」で結ぶこと。

部署やプロジェクトは全部別々の独立したサイトとして作って、それらを共通のハブサイトに「関連付ける」というやり方です。

ハブサイトのメリットはたくさんあります。

まず、関連付けられたサイト全体で、共通のメニューやデザインを使えるので、ユーザーから見ると一つの大きなポータルサイトみたいに見えます。

検索もハブ全体に広がるので、関連する複数のサイトから一気に必要な情報を探せます。

それから、各サイトのニュースやお知らせを、ハブサイトのトップページに自動でまとめて表示できるので、情報の発信力もアップします。

そして何より、組織変更への対応がめちゃくちゃラク。

部署が別の部門に移ったら、古いハブとの関連付けを外して、新しいハブに付け直すだけ。

URLを変えたり、データを移したりする必要は一切ありません。

変化の激しい今の時代には、ハブサイトを使ったフラットな構造がベストな選択なんです。

ハブサイトの作り方と、サイトのつなげ方

では、実際にハブサイトを作って、他のサイトをつなげる手順を説明します。

ハブサイトの設定は、普通のサイト所有者の権限ではできなくて、SharePoint管理者の権限が必要です。

作業する前に、自分の権限や会社のルールを確認しておいてくださいね。

ハブサイトを作ってサイトをつなげるまでは、次の3ステップです。

**Step1:ベースになるサイトを作る**
まず、ハブの中心になる「コミュニケーションサイト」か「チームサイト」を新しく作ります。

これがハブのホームページになります。

**Step2:ハブサイトとして登録する**
Microsoft 365の「SharePoint管理センター」を開いて、「アクティブなサイト」の一覧から、さっき作ったサイトを選びます。

上のメニューの「ハブ」から「ハブサイトとして登録」をクリックして、ハブの名前を入力して保存。

これでハブサイトの完成です。

**Step3:他のサイトをつなげる**
次に、ハブの仲間に入れたいサイト(昔のサブサイトの代わりになる独立したサイト)を選んで、同じように管理センターの「ハブ」メニューから「ハブサイトに関連付ける」を選びます。

リストから登録したハブサイトを選んで保存すれば完了です。

関連付けが終わると、そのサイトの上の方に、ハブサイトと共通のメニューが自動で表示されるようになります。

ここで一つ注意。

ハブサイトに関連付けても、サイトのアクセス権限は自動では連動しません。

ハブ全体で情報を共有したい場合は、ハブサイトの設定で「ハブ閲覧者グループ」を作って、関連サイトの権限に追加するなど、アクセス管理を忘れずに行ってください。

こんな感じで、データの置き場所と権限は個別に守りながら、ユーザーからの見た目と検索だけをスムーズにつなげられるのが、ハブサイトの魅力です。

ぜひこれからのサイト作りに活かして、使いやすいSharePoint環境を作ってくださいね。

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