SharePointで1ファイルの最大サイズをお探しですね。

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SharePointでよくぶつかる「制限」をわかりやすく解説

SharePointを使っていて、「あれ、ファイルがアップロードできない…?」「リストにデータを追加しようとしたらエラーが出た!」なんて経験、ありませんか?実は、SharePointにはファイルサイズやアイテム数、ファイル名の長さなど、いろいろな制限があるんです。

この記事では、実際の業務でよく引っかかりやすいSharePointの制限をわかりやすくまとめました。

知っておくだけでトラブルを未然に防げるポイントがたくさんあるので、ぜひチェックしてみてください!

1. ファイルサイズと容量の制限について

まず最初に押さえておきたいのが、ファイルサイズと保存容量の制限です。

SharePointにアップロードできる1ファイルあたりの最大サイズは**「250GB」**となっています。

これはSharePointだけでなく、Microsoft TeamsやOneDriveなど、Microsoft 365全体で共通のルールです。

以前はもっと小さい上限だったのですが、最近は大幅に拡張されたおかげで、動画ファイルや高画質の写真、大きなCADデータなども比較的スムーズに保存できるようになりました。

ただし注意したいのが、リストアイテムに直接ファイルを添付する場合です。

こちらは**「250MB」**までという制限があります。

大きなファイルを扱うときは、リストではなくドキュメントライブラリに保存するようにしましょう。

次に、会社全体で使える保存容量についてです。

基本的なプランでは、**「1TB + (ライセンス数 × 10GB)」**が割り当てられます。

たとえば社員が100人いる会社なら、1TB + 1,000GB(約1TB)で、合計約2TBが使える計算になります。

この容量を社内の各サイトで分け合う形です。

ちなみに、1つのサイト(サイトコレクション)に割り当てられる最大容量は**「25TB」**となっています。

容量がいっぱいになると、環境が読み取り専用モードになって新しいファイルが追加できなくなってしまうので要注意です。

定期的に不要なファイルを削除したり、ゴミ箱を空にしたり、必要なら追加のストレージを購入するなど、運用ルールを決めておくと安心です。

2. リストやライブラリに登録できるデータ量の制限

SharePointのリストやライブラリは便利ですが、こちらにも登録できるデータ量に制限があります。

リストやライブラリに保存できるアイテム(ファイルやフォルダ)の最大数は**「3,000万個」**です。

かなり大きな数字なので、普通に使っている分にはまず上限に達することはないでしょう。

ただ、システムログを大量に蓄積したり、長期保管庫として使ったりする場合は、頭の片隅に置いておくといいかもしれません。

ここで気をつけたいのが、SharePoint特有の**「5,000件のリストビューしきい値」**という制限です。

リストに5,000件以上のアイテムがあると、インデックスを設定していない列で並べ替えやフィルタをかけようとしたときにエラーが出てしまいます。

大量のデータを扱うリストでは、あらかじめ列にインデックスを作っておくか、フォルダやビューを分けて表示件数を減らす工夫が必要です。

次に、文字数の制限についても見ていきましょう。

SharePointリストのテキスト列には主に2種類あります。

– **「1行テキスト」**:最大255文字まで。

名前や商品名など、短い情報向け。

– **「複数行テキスト」**:最大63,999文字まで。

長い備考や議事録の保存に便利。

ただし、複数行テキストを使いすぎるとリスト全体の読み込みが遅くなることがあります。

数万文字にもなるような長文データは、Wordファイルとして作成してライブラリに保存し、リストからリンクを貼る方がシステムへの負担が少なくて済みます。

また、リスト内のアイテムごとに個別の権限を設定できる数は**50,000件**までサポートされていますが、Microsoftの推奨は**5,000件まで**となっています。

権限管理はできるだけグループ単位やフォルダ・サイト単位で行うのがおすすめです。

3. ファイル名やパスの長さ、使えない文字について

SharePointにファイルを保存するとき、意外とよく起こるのが「ファイル名やパスの長さ制限」によるエラーです。

SharePointやOneDriveでは、ファイルパス全体の長さが**「400文字以内」**に収まっている必要があります。

この400文字というのは、ファイル名だけではありません。

サイトのURL、ライブラリ名、すべてのフォルダ名、そしてファイル名と拡張子まで、全部合わせた文字数です。

特に日本語の全角文字はURLエンコードされると文字数が増えてしまうので、深い階層にフォルダを作って、それぞれに長い日本語名をつけていると、あっという間に400文字を超えてしまいます。

エラーを防ぐコツは、

– フォルダの階層を浅く保つ
– ファイル名やフォルダ名はできるだけ簡潔にする

といった運用ルールを決めておくことです。

さらに、ファイル名やフォルダ名に**使えない文字**もあります。

SharePointでは以下の特殊記号が使えません。

– アスタリスク(*)
– コロン(:)
– 不等号(< >)
– クエスチョンマーク(?)
– スラッシュ(/)
– バックスラッシュ(\)
– パイプ(|)

また、ファイル名の最初や最後にスペースが入っているのもNGです。

さらに、システムが予約している特定の文字列(「.lock」「CON」「PRN」「AUX」で始まる名前や、「_vti_」が含まれる名前など)もアップロードできません。

他のシステムから大量のデータをSharePointに移行するときは、元のファイル名にこれらの問題がないか、事前にチェックしてリネームしておくと安心です。

4. 同期機能やその他の制限について

SharePointのドキュメントライブラリをパソコンのエクスプローラーやFinderで直接操作できる「OneDrive同期アプリ」、とても便利ですよね。

でも、ここにもパフォーマンスに影響する制限があります。

Microsoftは、同期しているすべてのライブラリの合計アイテム数を**「30万個以下」**に抑えることを推奨しています。

この30万個には、自分が同期していないフォルダ内のファイルや、ショートカットで追加したフォルダのアイテムも含まれます。

これを超えると、パソコンのCPUやメモリを大量に使ってしまい、同期が遅くなったり、アプリがフリーズしたりすることがあります。

不要なフォルダの同期は解除して、よく使うプロジェクトフォルダだけを同期するようにしましょう。

最後に、特定のファイル形式や機能における制限もいくつか紹介します。

– **OneNoteのノートブック**:最大**2GB**まで。

高画質の画像やPDFをたくさん貼り付けていると、すぐに上限に達してしまうので、定期的に古いページを別ファイルに移すなどの対処が必要です。

– **フォルダの共有**:フォルダ内のアイテムが多すぎると、**50,000アイテム制限**に引っかかって他のユーザーに共有できないことがあります。

こうした制限を回避するには、「何でも1つのサイトやライブラリに詰め込む」のではなく、プロジェクトや部署ごとに適切にサイトを分けて、情報とアクセス権限を分散させることが大切です。

これが、SharePointを安定して長く使い続けるための一番のコツです!

この記事を参考に、SharePointをもっと快適に使いこなしてくださいね。

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