SharePointのWebパーツ一覧をお探しですね。

SharePointを利用して社内ポータルサイトや部署別のサイトを作成する際、必ず知っておきたいのが「Webパーツ」の存在です。

SharePointで社内ポータルサイトや部署のサイトを作るとき、絶対に押さえておきたいのが「Webパーツ」という機能です。

ただ、最初から用意されているWebパーツの種類がとても多いので、「どれをどう使えばうちの会社で役立つんだろう?」と迷ってしまう方も少なくありません。

この記事では、SharePointの代表的なWebパーツをわかりやすく紹介しながら、実際の仕事でどう活かせるか、使いやすいサイトを作るにはどうすればいいかを丁寧に解説していきます。

これからSharePointで情報共有をもっと便利にしたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

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1. SharePointの「Webパーツ」って何?基本的な役割とメリット

SharePointのWebパーツというのは、サイトのページに配置することで、文章や写真、ファイル、リンクなど、いろいろなコンテンツを表示できる小さな部品のことです。

イメージとしては、レゴブロックのパーツみたいなもので、これらを自由に組み合わせることで、目的に合ったWebページを簡単に作れるんです。

むずかしいプログラミングの知識は一切いらなくて、マウスでクリックしながら直感的に配置したり設定したりできるのが最大の魅力。

だから、システム部門の人だけじゃなく、現場で働く担当者自身が、自分たちの仕事に合わせたサイトを運用できるようになります。

このWebパーツを使う一番のメリットは、社内のあちこちに散らばっている情報を一つの画面にまとめて、必要な情報へのアクセスをぐっと楽にできることです。

たとえば、ファイルの保存場所、社内のお知らせ、よく使う社内システムへのリンクなどが別々のツールに分かれていると、探すだけでかなりの時間がかかってしまいますよね。

そこで、SharePointのページに適切なWebパーツを配置すれば、必要な情報がすべて揃った見やすいポータルサイトをパッと作ることができます。

結果として、社員のみんなは迷わずに必要なデータにたどり着けるようになり、会社全体の仕事の効率がアップします。

それに、Microsoft 365の他のアプリとスムーズに連携できるのも、SharePointのWebパーツならではの強みです。

Teamsのチャットを埋め込んだり、Power BIのグラフを直接表示したりと、ただのWebページの枠を超えて、社内のコミュニケーションやデータ活用の中心として活躍させることができます。

単なる掲示板ではなく、社員の仕事の効率を底上げする大事な仕組みになるので、それぞれのWebパーツがどんな役割を持っているかをしっかり理解して、日々の業務に活かしていくことが、SharePointをうまく使いこなすコツになります。

2. 【種類別】SharePointの主要なWebパーツ一覧

SharePointには目的に応じたいろんなWebパーツが最初から用意されていますが、まずは「文章や画像を表示する系」のパーツから覚えていくとわかりやすいです。

このグループには、自由に文章や見出しを書ける「テキスト」、会社のロゴやイベントのバナーを載せる「画像」、WordやPowerPointの資料をダウンロードしなくてもブラウザでそのまま見られる「ファイルとメディア」といったパーツがあります。

これらはサイトの見た目を整えて、見る人にとってわかりやすい情報を届けるための土台になるので、一番よく使う基本的なパーツと言えます。

次に押さえておきたいのが、SharePointの得意分野であるファイル管理やデータ管理の機能を呼び出す「ドキュメント・リスト表示系」のパーツたちです。

代表的なのは、指定したフォルダの中のファイルを一覧で表示して、ページ上から直接アップロードや編集ができる「ドキュメントライブラリ」パーツ。

それから、Excelみたいな表の形でタスクや備品を管理できる「リスト」パーツや、よく使う社内システムへのリンクをアイコン付きで見やすく並べられる「クイックリンク」パーツもとても便利です。

これらは実際の仕事の効率化に直結するので、部署やプロジェクトのサイトを作るときには欠かせない要素になります。

最後に、サイトに動きを持たせて、見る人の興味を引きつける「情報集約・連携系」のWebパーツも要チェックです。

社内報や大事なお知らせを時系列で自動的に表示できる「ニュース」パーツや、会議や社内イベントの予定を共有する「イベント」パーツが代表的。

さらに、プロジェクトメンバーの連絡先や顔写真を載せられる「ユーザー」パーツや、Microsoft Formsで作った社内アンケートをそのまま埋め込めるパーツなど、コミュニケーションを活発にする機能も充実しています。

これらをバランスよく配置することで、いつも新しい情報が飛び交う活気あるポータルサイトを作ることができます。

3. 仕事の効率が劇的に上がる!おすすめのWebパーツ活用法と組み合わせ

SharePointのWebパーツは一つだけ使っても便利ですが、いくつかのパーツを上手に組み合わせることで、もっと実用的な業務ツールになります。

特に多くの会社で取り入れられているのが、全社共通や部署専用のポータルサイトで「ニュース」と「クイックリンク」を組み合わせる方法です。

ページの上の目立つところにニュースパーツを置いて最新の連絡事項や方針を知らせて、そのすぐ下によく使う申請フォームや勤怠システムへのリンクをクイックリンクで設置します。

こうすることで、社員はポータルサイトを開いてすぐに重要な情報を確認できて、迷わず次の作業に移れるので、社内への問い合わせをぐっと減らすことができます。

また、特定のプロジェクト管理に特化したサイトを作るなら、「リスト」パーツと「ドキュメントライブラリ」パーツを一緒に使うのがとても効果的です。

たとえば、画面の左側にはメンバーそれぞれのタスクや進み具合を一覧にしたリストを置いて、右側にはそのプロジェクトに関係する企画書や議事録をまとめたドキュメントライブラリを配置するレイアウトが考えられます。

このように、関連するスケジュール情報と実際の作業用ファイルを一つの画面にまとめることで、いくつものフォルダや違うツールを行ったり来たりする手間が省けて、チーム全体の作業スピードや情報共有の精度がグンと上がります。

さらに一歩進んだ使い方として、経営層向けや営業部門向けのダッシュボードとしてSharePointを活用する方法もあります。

この場合は、最新の売上データやアクセス解析の結果をグラフで見せられる「Power BI」パーツを中心に置いて、その横に「テキスト」パーツでデータの補足説明や今月の目標などを書き添えます。

大事な経営数値をリアルタイムで共有できるので、定期会議のたびに手作業で資料を作り直す労力を減らせて、データをもとにした素早い意思決定をサポートする強力な仕組みとしてSharePointを機能させることができます。

4. Webパーツで使いやすいサイトを作るための大事なポイント

SharePointでいろんなWebパーツを配置していくとき、一番気をつけたいのは「情報を一つのページに詰め込みすぎないこと」です。

便利なパーツがたくさんあるからといって、1つのページにあれもこれもと並べてしまうと、見る人はどこに何があるのかわからなくなって、結局使われないサイトになってしまいます。

まずはそのページを誰がどんな目的で使うのかをはっきりさせて、本当に必要なWebパーツだけを厳選することが大切です。

トップページは重要なお知らせと主要なリンクだけにして、詳しいデータや過去の資料は別のページへ案内するといった、シンプルでわかりやすい構成を心がけましょう。

次に意識したいのが、サイト内の「見た目の優先順位」と「レイアウト設定」を工夫して見やすさを高めることです。

SharePointでは、Webパーツをただ並べるのではなく、「セクション」という枠組みを使って、画面を1列から3列まで分割することができます。

重要なニュースや大きなバナー画像などは1列の広いセクションを使って大きく目立たせて、クイックリンクや天気予報といったサブ情報は右側の細い列に配置するなど、情報の重要度に合わせてメリハリをつけることが大事です。

こうすることで、見る人の目線が自然に誘導されて、初めてサイトを訪れた人でも迷わずに目的の情報へたどり着けるデザインになります。

最後に、サイトを公開した後も定期的に使われ方を振り返って、Webパーツの構成を柔軟に見直す運用体制を作ることが、長く使われるサイトにするための鍵です。

SharePointには過去のアクセスデータを確認できる簡単な分析機能があるので、どのニュースがよく読まれているか、どのリンクがあまりクリックされていないかを客観的に把握できます。

使われていないWebパーツは思い切って削除したり、配置場所をもっと目立つところに変えたりと、常に利用者の実際のニーズに合わせてサイトを改善していくことで、長く社内で愛用される価値の高いポータルサイトを維持していくことができるでしょう。

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