SharePointのニュース投稿についてお探しですね。

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SharePointでニュース投稿をする方法｜通知・削除・運用のコツまで解説

Microsoft 365を使っている企業が増えてきて、社内の情報共有ツールとしてSharePointを活用するケースも多くなっています。

中でも「ニュース投稿」は、社内報や大事なお知らせを見やすく発信できる便利な機能です。

ただ、初めて使う人にとっては「どうやって投稿すればいいの?」「通知ってどうやって届くの?」「間違えて作っちゃったときの削除方法は?」など、わからないことも多いですよね。

この記事では、SharePointでニュースを投稿する基本的な手順から、社内への通知設定、削除や復元の方法、さらに安全に運用するためのポイントまで、わかりやすくお伝えします。

これからSharePointで社内のコミュニケーションを活発にしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

1. SharePointでニュース投稿を作成する基本の手順

SharePointでニュースを投稿するときは、「チームサイト」か「コミュニケーションサイト」から始めます。

よく使われるのは、サイトのトップページにある「＋新規」ボタンから「ニュースの投稿」を選ぶ方法です。

ここをクリックすると、真っ白なページや見栄えのいいテンプレートが選べる画面が出てきます。

使いたいテンプレートを選んで「投稿を作成」をクリックすれば、編集画面に進めます。

編集画面では、まずタイトルを入れて、目を引くアイキャッチ画像を設定するところからスタートします。

文章や画像を追加するときは、「Webパーツ」という部品を組み合わせてページを作っていきます。

画面に出てくる「＋」マークをクリックすると、次のようないろんなWebパーツが使えます。

・テキストや見出し
・画像の挿入や加工
・YouTubeなどの動画の埋め込み
・関連ファイルへのリンク

ドラッグ&ドロップで簡単にレイアウトを調整できるので、プログラミングの知識がなくても、見た目のいい社内報やニュース記事が作れるのが魅力です。

また、他のWebサイトや別のSharePointサイトにある情報を社内でシェアしたいときは、「ニュースリンク」が便利です。

新規作成メニューから「ニュースリンク」を選んで、URLを貼り付けるだけ。

自動でタイトルやサムネイル画像を取ってきてくれるので、わざわざ一から記事を書く手間が省けます。

すべて編集し終わったら、画面右上の「ニュースを投稿する」ボタンをクリックすれば、サイトに記事が公開されます。

2. ニュース投稿を社内に知らせる通知の仕組み

SharePointでニュースを公開したとき、その情報がちゃんと必要な人に届く仕組みを理解しておくことは大切です。

SharePointには、ニュースが投稿されたことを知らせる通知機能が最初から付いています。

たとえば、フォローしているサイトやよく見ているサイトで重要なニュースが公開されると、SharePointのモバイルアプリにプッシュ通知が届きます。

これなら、外出中や移動中でも、社内の大事な更新情報をすぐにキャッチできますね。

さらに、Microsoft Teamsと連携させると、通知がもっと確実になります。

Vivaコネクションなどの機能を使うと、次のようなタイミングでTeamsのフィードにも通知が届くようになります。

・フォローしているサイトでニュースが公開されたとき
・自分が作ったニュース投稿にコメントがついたとき
・ニュースのコメント欄で自分が@メンションされたとき

多くの会社では日常的にTeamsを開いているので、SharePointだけで運用するより見逃しがグッと減ります。

Teamsの特定のチャネルにSharePointのニュースタブを追加しておけば、チームメンバーが普段の仕事の流れの中で自然にニュースをチェックできる環境が作れます。

ちなみに、通知が誰に届くかは、ニュースが投稿されたSharePointサイトのアクセス権限によって決まります。

サイトを見る権限がない人には通知は届かないので、機密性の高い情報を含むニュースを投稿するときは、事前にサイトの権限設定が適切かどうか確認しておきましょう。

このように、SharePoint標準の通知とTeams連携を組み合わせれば、必要な情報を必要な人にしっかり届ける仕組みが作れます。

3. 作成したニュース投稿の編集・削除と復元方法

公開したニュースに誤字を見つけたり、あとから情報を更新したりしたいときは、いつでも簡単に編集できます。

編集したいニュースページを開いて、画面右上の「編集」ボタンをクリックするだけ。

すぐにWebパーツの追加や文章の修正ができる状態になります。

修正が終わったら「ニュースの更新」ボタンをクリックすれば、変更がすぐに反映されます。

このとき、ニュースの掲載順序が勝手に変わることはないので、過去の記事をちょっと手直しするだけでも安心です。

一方で、間違えてテスト投稿しちゃった場合や、情報が古くなって不要になったニュースを削除したいこともありますよね。

ニュースを削除するには、サイトの左側メニューから「ページ」または「サイトのページ」を選んで、ページライブラリを開きます。

公開されている全ページが一覧で出てくるので、そこから削除したいニュースタイトルにカーソルを合わせて、三点リーダー（…）のメニューから「削除」を選びます。

確認画面でもう一度削除を選べば、そのニュースはサイトから見えなくなります。

もし、必要なニュースを間違って削除しちゃっても大丈夫。

SharePointには救済措置があります。

削除されたアイテムはすぐに完全に消えるわけではなく、サイトの「ごみ箱」に一時的に移動します。

削除から93日以内なら、ごみ箱にアクセスして対象のニュースページを選び、元の場所に復元できます。

ただし、93日を過ぎるとデータは完全に消えてしまうので、誤操作に気づいたらなるべく早めに復元作業をしましょう。

4. SharePointで効果的なニュース投稿を行うための運用ポイント

SharePointのニュース機能を最大限に活かして、社内でちゃんと読まれるポータルサイトを作るには、いくつかの運用の工夫が必要です。

まず意識したいのが、情報を探しやすくするための「カテゴリ分け」です。

ページライブラリの設定からカテゴリ用の列を追加したり、ページタイトルの上にテキストブロックを表示させたりすることで、そのニュースが「人事関連」なのか「プロジェクト報告」なのかが一目でわかるようになります。

情報が見た目で整理されていると、ユーザーは自分に必要なニュースを効率よく見つけられます。

また、アクセス権限をきちんと管理することも、安全な運用のために重要です。

SharePointの権限には、主に次のような種類があります。

・フルコントロール(サイト全体の設定変更ができる)
・編集(記事の作成や修正ができる)
・閲覧(コンテンツの表示やファイルの閲覧だけができる)

全員に編集権限を与えてしまうと、意図しない内容の改ざんや誤削除といったセキュリティリスクが高まります。

なので、「最小権限の原則」に基づいて、記事を発信する特定の担当者には編集権限を、一般の社員には閲覧権限だけを付与するといったメリハリのある権限設定をするのが大切です。

最後に、計画的な情報発信に役立つ「予約投稿」機能の活用もおすすめです。

SharePointでは、指定した日時に自動でニュースを公開するスケジューリング機能が使えます。

たとえば、月曜日の朝礼の時間に合わせて週末のうちに記事をセットしておく、といった使い方ができます。

この機能を使うときの注意点として、サイトのタイムゾーン設定が日本時間に正しく設定されているか確認してください。

設定が海外基準になっていると、意図した時間にニュースが公開されないトラブルの原因になります。

これらのポイントをしっかり押さえて、安全で効果的な社内ニュース運用を実現しましょう。

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