SharePointのクイックリンクについてお探しですね。
広告
SharePointのクイックリンクで社内ポータルをもっと使いやすく！設定方法とおしゃれなレイアウトのコツ
SharePointで社内ポータルサイトを作ってみたけれど、「なんだか地味で見栄えがイマイチ」「大事なリンクが埋もれて見つけにくい」と感じていませんか？そんなときは、SharePointの「クイックリンク」という機能を使ってみましょう。
プログラミングの知識がなくても、見た目が良くて使いやすいリンク集が簡単に作れます。
この記事では、クイックリンクの基本的な使い方から、アイコンの変え方、ポータルサイトをおしゃれに見せるレイアウトのコツまで、わかりやすく説明していきます。
クイックリンクって何？使うとどんないいことがあるの？
SharePointの「クイックリンク」は、よく使うページやシステム、大事な資料へのリンクを、アイコンや画像付きで見やすく並べられる機能です。
文字だけのシンプルなリンク集と違って、ボタンやカード形式で表示できるので、パッと見てどこをクリックすればいいかわかりやすいのが特徴です。
社内ポータルサイトを作っても、社員が「どこに何があるかわからない」と使ってくれなければ意味がありませんよね。
クイックリンクをトップページの目立つところに置いておけば、交通費の精算システムや勤怠管理ツール、社内ルールをまとめた資料など、よく使うものにすぐアクセスできるようになります。
探す手間が減れば、仕事の効率もアップします。
見た目の面でもメリットがあります。
クイックリンクはSharePointのモダンなデザインに合うように作られていて、パソコンでもスマホでも自動的にきれいなレイアウトで表示されます（これを「レスポンシブデザイン」といいます）。
難しい設定をしなくても、パーツを組み合わせるだけでスタイリッシュなページが完成するので、サイトを管理する人にとっても嬉しいポイントです。
クイックリンクの追加方法と基本の設定
実際にSharePointのページにクイックリンクを追加する手順は、思っているよりずっと簡単です。
まず、リンクを置きたいサイトを開いて、画面右上にある「編集」ボタンをクリックします。
すると、ページが編集モードになります。
次に、クイックリンクを置きたい場所にマウスを合わせると「＋」マークが出てくるので、それをクリック。
表示されるリストの中から「クイックリンク」を選ぶと、ページに追加されます。
パーツを追加したら、次はリンク先を設定していきましょう。
クイックリンクの中に表示される「＋リンクの追加」をクリックすると、どこにリンクするか選ぶ画面が開きます。
SharePoint内の最近使ったファイルやページはもちろん、OneDriveに保存してあるファイル、「リンクから」を選べば外部のWebサイトのURLも直接入力できます。
リンク先を選ぶと、自動的にページのタイトルや画像が取得されますが、あとから自分でわかりやすい名前に変更することもできます。
リンクの設定ができたら、パーツ全体のタイトルも入力しておきましょう。
最初は「クイックリンク」という名前になっていますが、「よく使うシステム」や「各種申請フォーム」など、何のリンク集なのかひと目でわかるタイトルにしておくと親切です。
すべての設定が終わったら、画面右上の「再公開」または「発行」ボタンをクリックすれば、サイトを見る人に最新の状態が表示されます。
慣れれば数分で立派なリンク集が完成するので、更新作業もラクラクです。
アイコンも変えられる！6つのレイアウトの使い分け
クイックリンクには、見せ方の違う6種類のレイアウトが用意されています。
用途や載せたい情報の量に合わせて自由に選べるので、とても便利です。
レイアウトを変えるには、クイックリンクの左側に出てくる鉛筆マーク（編集ボタン）をクリックして、画面右側に表示される設定画面から好きなものを選びます。
それぞれに得意な見せ方があるので、特徴を知って使い分けましょう。
コンパクトとリスト
「コンパクト」は、小さなアイコンと文字が横に並ぶレイアウトです。
スペースを節約しながらたくさんのリンクを並べたいときに便利です。
「リスト」も似ていますが、枠線がなくて縦に並ぶので、部署ごとの資料やマニュアル集などを箇条書きみたいにスッキリ見せたいときに向いています。
ボタンとタイル
「ボタン」は、アイコンと文字が枠線で囲まれたボタンの形になるレイアウトです。
交通費精算や休暇申請など、社員に「ここをクリックしてね」と促したいシステムへのリンクに最適です。
「タイル」は背景色がついた四角いブロックの形で、アイコンのサイズも調整できるので、限られたスペースでもわかりやすいデザインが作れます。
映写スライドとグリッド
「映写スライド」は大きな画像を背景にして、横にスライドして複数のリンクを見せられるレイアウトです。
社内イベントの写真や社長メッセージなど、目立たせたいコンテンツに向いています。
「グリッド」も画像が大きく表示されますが、スライドではなくタイル状に並べて表示されます。
グループ会社の紹介や主力製品のページなど、全体を一覧で見せながらインパクトを出したいときにおすすめです。
これらのレイアウトでは、表示されるアイコンや画像を自由に変えることもできます。
リンクの編集ボタン（鉛筆マーク）から「カスタムイメージ」を選んで自分で用意した画像をアップロードしたり、「アイコン」を選んでSharePointに最初から入っている数百種類のアイコンから選んだりできます。
申請系のリンクには書類のアイコン、ツールのリンクには歯車のアイコンなど、見ただけで意味がわかるものを選ぶと、サイトがぐっと使いやすくなります。
ポータルサイトをおしゃれに見せるレイアウトのコツ
SharePointのクイックリンクを使って、社内ポータルをもっとおしゃれで洗練された感じにするには、ただリンクを並べるだけじゃなく、サイト全体のデザインとの統一感を意識することが大切です。
一番簡単で効果的なのは、サイトの「テーマカラー」とクイックリンクのアイコンの色を合わせることです。
SharePointの設定（歯車アイコン）から「外観の変更」を選んで、会社のコーポレートカラーに合ったテーマを設定すると、タイルやボタンの背景色、アイコンの色が自動的に統一されて、プロがデザインしたようなまとまりのある見た目になります。
また、情報の大事さに合わせてレイアウトを組み合わせるのも、おしゃれなサイト作りのポイントです。
たとえば、ポータルの一番上には「映写スライド」や「グリッド」を使って、全社向けの重要なお知らせや社内報をきれいな画像とともに大きく表示します。
そして、その下には「ボタン」や「タイル」のレイアウトで、毎日よく使う業務システムへのリンクをきちんと並べます。
このように、見た目にメリハリをつけることで、のっぺりした印象を避けて、バランスの良い美しいページ構成ができあがります。
最後に、スマホから見たときの表示も必ずチェックしておきましょう。
SharePointはスマホにも対応していますが、一つのクイックリンクにリンクを詰め込みすぎると、スマホ画面では縦に長くなって延々とスクロールしないといけなくなり、かえって使いにくくなってしまいます。
用途や部署ごとにセクションを分けて、それぞれにクイックリンクを配置して見出しをつければ、情報のまとまりが見た目でわかりやすくなります。
こうした工夫を取り入れることで、ただの「リンクを置いただけ」のポータルサイトが、社員が毎日アクセスしたくなるような魅力的で便利なサイトに生まれ変わります。
ぜひ試してみてください！
広告
