SharePointの容量の確認方法をお探しですね。
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SharePointの容量上限を正しく理解して、快適に使い続けるためのガイド
SharePoint（シェアポイント）を社内のファイル共有やポータルサイトとして使っていると、いずれぶつかるのが「容量不足」という問題です。
「容量が足りませんという警告が出た」「ファイルがアップロードできなくなった」といったトラブルを避けるには、自社で使えるストレージの上限をきちんと把握しておくことが大切です。
この記事では、SharePointの容量上限の計算方法から、今どれくらい使っているかを確認する手順、ストレージを追加で購入する時の料金、そして無駄な容量を減らすための工夫まで、わかりやすく解説していきます。
1. SharePointの容量上限ってどう決まるの?
SharePointのストレージ容量は無制限ではありません。
会社全体（テナント全体）で共有する上限が決まっています。
基本的な計算式はこうです。
**「基本容量1TB ＋ 10GB × ライセンスを持っているユーザー数」**
例えば、対象のMicrosoft 365ライセンスを持っている社員が50人いる会社なら、基本の1TBに500GB（10GB×50人）が足されて、合計1.5TBのストレージが使えることになります。
ここで注意したいのは、一人ひとりに容量が割り当てられるわけではなく、会社全体でこの枠を分け合う仕組みだということです。
OneDriveとは別物です
よく混同されるのが、個人用のクラウドストレージである「OneDrive for Business」との違いです。
OneDriveは一人あたり1TBなどの大容量が個別に割り当てられますが、これはSharePointの容量とは完全に別枠で管理されています。
つまり、個人のOneDriveにたくさんファイルを保存しても、SharePointの共有容量には影響しません。
用途に合わせて使い分けることが、データ管理の基本になります。
サイトごとの上限もあります
会社全体の総容量とは別に、各SharePointサイト（チームサイトやコミュニケーションサイトなど）ごとにも容量制限があります。
初期設定では1つのサイトにつき最大25TBまで使えるようになっていて、管理者がサイトごとに上限をカスタマイズして、特定の部署が使いすぎるのを防ぐこともできます。
ちなみに、アップロードできる1ファイルの最大サイズは250GBです。
もし会社全体の容量上限に達してしまうと、新しいファイルがアップロードできなくなったり、既存のファイルが読み取り専用になって編集できなくなったりと、業務に大きな支障が出てしまいます。
だからこそ、早めの対策が必要なんです。
2. 今どれくらい使っているか確認する方法
現在のSharePointのストレージ使用量を確認するには、大きく分けて2つの方法があります。
管理者が全体をチェックする方法
管理者権限を持っている人が会社全体の使用状況を確認する場合は、Microsoft 365の「SharePoint管理センター」にアクセスするのが一番簡単です。
左側のメニューから「アクティブなサイト」を開くと、会社で使っている全サイトの一覧が表示されます。
画面の右上には、会社全体の総ストレージ容量と、現在使っている容量、残りの空き容量が一目でわかるようになっています。
定期的にここをチェックする習慣をつけておくと安心です。
サイト所有者が自分のサイトをチェックする方法
管理者権限を持っていない一般ユーザーやサイト所有者が、自分の管理しているサイトの容量を確認したい場合は、そのSharePointサイトから直接チェックできます。
1. サイトの画面右上にある歯車の設定アイコンをクリック
2. 「サイト情報」から「すべてのサイト設定を表示」へ進む
3. 「記憶域メトリックス」という項目をクリック
すると、現在のサイト内で実際に使っているデータ量がパーセンテージと数値で表示されます。
この記憶域メトリックスの画面は、容量不足の原因を探る時にもとても便利です。
ドキュメントライブラリの中を開くと、保存されているフォルダやファイルがサイズの大きい順に並んで表示されるので、どのデータが容量を圧迫しているのかがすぐわかります。
不要な大容量ファイルが見つかれば、そこから直接削除することもできるので、容量の警告が出た時はまずこの画面から原因を探ってみましょう。
3. 容量が足りない時の追加購入と料金
不要なファイルを整理してもどうしても空き容量が確保できない場合は、追加でストレージを購入して上限を増やす必要があります。
追加ストレージの購入方法
容量を増やす一番一般的な方法は、「Office 365 Extra File Storage」というオプションを契約することです。
このサービスを使うと、1GB単位で必要な分だけ追加購入できるので、自社のペースに合わせて柔軟に容量を調整できます。
料金の目安
追加ストレージの料金は、**1GBあたり月額約27円（税抜）**が目安です。
– 500GBを追加する場合:月額約13,500円
– 1TB（1,000GB）を追加する場合:月額約27,000円
購入はMicrosoft 365管理センターの「課金情報」から「サービスを購入する」へ進み、「Office 365 Extra File Storage」を検索して必要なGB数を指定するだけでOKです。
手続き後は比較的すぐに会社全体の容量に反映されて、再びファイルのアップロードができるようになります。
もう一つの方法:ユーザーライセンスを増やす
もう一つの方法として、Microsoft 365のユーザーライセンス自体を追加購入するという手もあります。
先ほどの計算式の通り、ライセンスユーザーが1人増えるごとに会社全体に10GBの容量が自動的に追加されるからです。
ただし、単に容量を増やす目的だけで高額なユーザーライセンスを購入するのはコスパが悪いので、基本的には「Office 365 Extra File Storage」でギガバイト単位で増やしていく方が現実的でコストも抑えられます。
4. 追加料金を払う前に!容量を節約する4つの対策
ストレージを追加購入すれば手っ取り早く容量不足は解決しますが、毎月のコストが増えてしまいます。
課金する前に、まずは既存データの整理と運用ルールの見直しで容量を節約できないか試してみましょう。
対策1:バージョン履歴を整理する
最も効果的で、意外と見落とされがちなのが「ファイルのバージョン履歴の整理」です。
SharePointは、ファイルが上書き保存されるたびに過去のバージョンを自動的に保存する仕組みになっています。
初期設定ではなんと最大500バージョンまで保存されるんです。
つまり、毎日少しずつ編集している数十MBのExcelファイルが、気づけば数GBもの容量を裏で消費しているケースがよくあります。
このバージョン履歴による容量圧迫を防ぐには、サイトやドキュメントライブラリの設定から、保持するバージョンの上限数を**50〜100程度に制限する**のがおすすめです。
対策2:ごみ箱を定期的に空にする
削除したファイルが残っている「ごみ箱」の確認も忘れてはいけません。
SharePointでは、削除されたファイルはごみ箱に移動してから**93日間保持**され、その間もストレージ容量を消費し続けます。
容量が逼迫している時は、各サイトのごみ箱を確認して、手動で「ごみ箱を空にする」を実行するだけで、一気に空き容量が回復することがあります。
対策3:動画ファイルは専用サービスで管理する
容量の大きい動画ファイルは、SharePointではなく**Microsoft Stream**で管理するのがおすすめです。
動画専用のサービスを使うことで、SharePointの容量を圧迫せずに済みます。
対策4:運用ルールを明確にする
長期的な節約には、社内での運用ルールを明確にすることも大切です。
以下のようなルールを決めておくとよいでしょう。
– **バージョン履歴の保持数を50〜100回程度に制限する**
– **サイトのごみ箱を定期的に確認し、不要なら手動で空にする**
– **容量の大きい動画ファイルはMicrosoft Streamで管理する**
– **プロジェクト終了後は不要ファイルを整理し、長期保管用のアーカイブに移す**
– **画像ファイルは圧縮してからアップロードする**
– **個人的な作業ファイルはまずOneDrive for Businessに保存する**
「何でもかんでもSharePointに保存する」という運用から脱却して、データの種類やライフサイクルに合わせた適切な保管場所を選ぶこと。
これが、無駄な追加コストを防いで、快適な環境を維持する最大のコツです。
まとめ
SharePointの容量管理は、一度仕組みを理解してしまえばそれほど難しくありません。
定期的にチェックする習慣をつけて、必要に応じて整理や追加購入を行うことで、容量不足のトラブルを未然に防ぐことができます。
ぜひこの記事を参考に、快適なSharePoint環境を維持してくださいね。
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