SharePointのショートカット作成方法をお探しですね。
日々の業務でSharePointを使っていると、「毎回ブラウザを開いて、目的のフォルダまで何度もクリックするのが面倒だな…」と感じたことはありませんか?よく使うファイルやフォルダは、デスクトップからワンクリックで開けるようにしておくと、作業がグッと楽になります。
この記事では、SharePointのショートカットをデスクトップに作る方法を、使い方に合わせた2つのパターンに分けて、わかりやすく解説していきます。
間違って元のファイルを消してしまわないための安全な削除方法も紹介するので、ぜひ最後まで読んでみてください。
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1. SharePointのショートカット、実は2種類あるって知ってましたか?
SharePointのファイルやフォルダに素早くアクセスするには、大きく分けて2つの方法があります。
**1つ目は、URLをコピーしてデスクトップにアイコンを置く方法です。
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この方法で作ったアイコンをダブルクリックすると、ブラウザが立ち上がって、すぐにSharePointの目的のページが開きます。
「特定のプロジェクトのページをよく見る」とか、「このドキュメントライブラリに頻繁にアクセスする」といった場合に便利です。
手軽に作れるので、まずはこちらから試してみるのがおすすめです。
**2つ目は、OneDriveと連携させて、Windowsのエクスプローラーにショートカットを作る方法です。
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こちらを使うと、普段パソコンのフォルダを開くのと同じ感覚で、SharePointのファイルを直接開いたり編集したりできるようになります。
ExcelやWordのファイルをアプリで直接開きたいときや、ファイルをドラッグ&ドロップで移動させたいときは、断然こちらが便利です。
自分の仕事のやり方に合わせて、「ブラウザで見るだけでいいのか」「アプリで編集することが多いのか」を考えて選んでみてください。
2. デスクトップにショートカットアイコンを作る方法
まずは、パソコンのデスクトップに直接SharePointへのショートカットを作る基本的な方法を説明します。
**手順1:SharePointのURLをコピーする**
ブラウザでSharePointを開いて、ショートカットを作りたいドキュメントライブラリやフォルダまで移動します。
目的の場所に着いたら、名前の横にある「共有」アイコン(または「…」マーク)をクリックして、メニューから「リンクのコピー」を選びます。
これで、そのページのURLがコピーされました。
**手順2:デスクトップにショートカットを作成する**
デスクトップの何もないところで右クリックして、「新規作成」→「ショートカット」を選びます。
「どの項目のショートカットを作成しますか?」という画面が出てくるので、さっきコピーしたURLを貼り付けて「次へ」をクリック。
最後に、自分がわかりやすい名前(例:「営業部_共有フォルダ」)を付けて完了ボタンを押せばOKです。
このショートカットをダブルクリックすると、ブラウザが自動で開いて、目的のSharePointページがすぐに表示されます。
複数のプロジェクトを同時に進めているときなど、それぞれのページに素早くアクセスしたい場合にとても便利です。
ちなみに、このショートカットはあくまで「Webページへのリンク」なので、不要になったらデスクトップのアイコンをゴミ箱に入れて削除しても、SharePoint上の実際のデータには全く影響しません。
安心して整理できますよ。
3. OneDriveと連携してエクスプローラーにショートカットを作る方法
ファイルの編集作業をよくする人には、こちらの方法が断然おすすめです。
**手順:「OneDriveへのショートカットの追加」をクリックするだけ**
SharePointのドキュメントライブラリを開くと、画面上部のメニューに「OneDriveへのショートカットの追加」という項目があります。
これをクリックするだけで、今開いているライブラリやフォルダが、自分のOneDriveにショートカットとして追加されます。
特定のフォルダだけを追加したいときは、そのフォルダを選んでから同じ操作をすればOKです。
ショートカットを追加すると、パソコンのエクスプローラー(フォルダを見るやつ)に、SharePointのフォルダが表示されるようになります。
つまり、わざわざブラウザを開いてSharePointにログインしなくても、普段のフォルダを開く感覚で、クラウド上の共有ファイルにアクセスできるんです。
ファイルをダブルクリックすれば、ブラウザ版じゃなくてデスクトップ版のExcelやWordが直接立ち上がるので、作業がスムーズに進みます。
**チームでの共同作業がもっと楽になる**
この方法の一番いいところは、チームでの作業がすごくスムーズになることです。
自分のパソコンで編集して保存するだけで、変更内容が自動的にSharePointに反映されるので、いつでも最新版をチーム全員で共有できます。
ただし、インターネットに繋がっていないと使えないので、その点だけ注意してくださいね。
クラウドの便利さとデスクトップアプリの使いやすさを両方手に入れたい人には、この方法が一番です。
4. ショートカットを安全に削除する方法と、うまく作れないときの対処法
SharePointのショートカットを使うときに一番気をつけたいのが、「削除」の操作です。
特にOneDrive連携でエクスプローラーにショートカットを作った場合、うっかりファイルを削除すると、SharePoint上の元のデータまで消えてしまう可能性があります。
これはかなり危険なので、正しい削除方法を覚えておきましょう。
**安全な削除方法**
– エクスプローラーで対象のフォルダを右クリックして、「ショートカットの削除」を選ぶ
– またはブラウザでOneDriveを開いて、対象のショートカットの横にある「削除」アイコンをクリックする
– 絶対に、普通のファイルを「削除(ゴミ箱へ移動)」する操作はしないこと!
この手順を守れば、共有データに影響を与えずに、自分のパソコンからだけ表示を消すことができます。
もし間違ってファイル自体を削除してしまっても、一定期間内ならSharePointのゴミ箱から復元できる可能性があるので、焦らずに会社のIT担当者に相談してください。
**ショートカットが作れないときは?**
「ショートカットが作れない」「エラーが出る」という場合、一番多い原因はアカウントの間違いです。
ブラウザにログインしているMicrosoftアカウントが、会社のアカウントじゃなくて個人のアカウントになっていないか、画面右上のアイコンから確認してみてください。
また、会社のセキュリティ設定で、ショートカット機能自体が使えないようになっている場合もあります。
正しいアカウントでログインし直しても解決しないときは、会社のIT部門に「アクセス権限」や「機能制限」について聞いてみるのが確実です。
まとめ
この記事を参考に、自分に合ったショートカットの作り方を試してみてください。
毎日の小さな手間が減るだけで、仕事の効率は驚くほど上がりますよ!
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