SharePointをお気に入りに登録する方法をお探しですね。
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SharePointをもっと便利に!お気に入り登録とピン留めの使い方
SharePointで仕事をしていると、「いつも使うサイトやファイルにもっと早くアクセスしたいな」って思うこと、ありませんか?毎回検索したり、フォルダをいくつも開いたりするのって、ちょっとした手間ですけど積み重なると結構時間のロスになるんですよね。
この記事では、SharePointでよく使うサイトやファイルを「お気に入り」に登録したり、「ピン留め」してすぐ開けるようにする方法を分かりやすく説明します。
「登録したのに表示されない!」「ピン留めのボタンが見つからない…」なんてトラブルの解決方法も紹介するので、ぜひ読んでみてください。
サイトをお気に入りに登録(フォロー)する方法
SharePointでよく見るサイトをすぐ開けるようにする機能、これを「フォロー」って呼びます。
フォローしておけば、SharePointのホーム画面やMicrosoft 365の画面から、ワンクリックで目的のサイトに飛べるようになるんです。
毎日チェックする部署のサイトとか、今進めているプロジェクトのサイトなんかは、フォローしておくと本当に便利ですよ。
やり方はとっても簡単です。
フォローしたいSharePointサイトを開いて、画面の右上にある「☆(星マーク)」か「フォロー」って書いてあるボタンをクリックするだけ。
星マークが塗りつぶされたら、フォロー完了です!
フォローしたサイトを確認したいときは、SharePointのスタートページ(ホーム画面)を開いてみてください。
左側のメニューや、「フォロー中」っていうタブに、さっき登録したサイトが並んで表示されるようになっています。
しかも、フォローした情報は自分のアカウントに保存されるので、パソコンだけじゃなくてスマホのSharePointアプリからも同じように見られます。
どのデバイスからでもサッとアクセスできるので、よく使うサイトを見つけたら星マークをポチッと押す習慣をつけておくといいですよ。
ファイルやフォルダをピン留めする方法
SharePointには、サイト全体だけじゃなくて、特定のファイルやフォルダを見つけやすくする「ピン留め」っていう機能もあります。
これはドキュメントライブラリ(ファイルが保存されてる場所)で使える機能で、大事なファイルを一番上に固定して目立たせることができるんです。
たとえば、チームみんなで使うマニュアルとか、今まさに更新しているExcelファイルなんかをピン留めしておくと、自分だけじゃなくて他のメンバーも探しやすくなって便利ですよね。
ピン留めの手順もシンプルです。
まず、ファイルが入っているドキュメントライブラリを開きます。
次に、ピン留めしたいファイルやフォルダの名前の横あたりをクリックして選択します。
すると画面上部にいろんなメニューが出てくるので、その中から「先頭にピン留めする」を選んでクリック。
これで、選んだファイルが一覧の一番上に大きく表示されるようになります。
ただし注意点が一つ。
このピン留めは、「そのドキュメントライブラリを開いたときに見やすくする」ための機能です。
サイトのフォローとは違って、SharePointのホーム画面にファイルが出てくるわけじゃないんですね。
ピン留めを外したいときは、上に固定されているファイルを選んで、もう一度メニューから「ピン留めを外す」をクリックすればOK。
プロジェクトの進み具合に合わせて、ピン留めするファイルを入れ替えていくと効果的ですよ。
お気に入りやピン留めが表示されないときの原因
サイトをフォローしたり、ファイルをピン留めしたりしたのに、なぜか画面に表示されない…そんなことってたまにあります。
あるいは、そもそもボタン自体が見当たらないなんてことも。
**一番多い原因は「権限不足」です。
**特にファイルのピン留め機能は、その場所を「編集できる権限」を持っている人じゃないと使えません。
見るだけの権限(閲覧権限)しかない場合は、ピン留めボタンがグレーになっていたり、メニューに出てこなかったりします。
次に考えられるのが、**ブラウザのキャッシュ(一時データ)による表示の不具合**です。
SharePointはクラウドのシステムなので、ブラウザが古いデータを読み込んじゃって、最新の状態が反映されないことがあるんです。
実際にはちゃんと登録されているのに、画面上だけ星マークがついてなかったり、フォロー中のリストに名前が出てこなかったりするんですね。
それから、**Microsoft 365のサーバー側の同期が遅れている**こともあります。
会社の規模が大きかったり、ネットが混んでる時間帯だったりすると、ボタンを押してから実際にデータベースに反映されるまで数分から数十分かかることがあるんです。
あと、会社のIT管理者が組織全体の設定で特定の機能を制限しているケースもあります。
このように、表示されない原因っていろいろあるんですよね。
表示されない・登録できないときの対処法
SharePointでお気に入り(フォロー)やピン留めがうまく表示されないときは、次の方法を順番に試してみてください。
ほとんどの場合、これで解決できますよ。
ブラウザを更新してキャッシュをクリアする
まずは一番簡単な方法から。
ブラウザの再読み込み(リロード)を試してみましょう。
キーボードの「F5」キーか「Ctrl+R」を押して画面を更新してみてください。
それでもダメなら、ブラウザの設定からキャッシュデータを削除するか、シークレットモード(プライベートブラウズ)でSharePointを開き直してみてください。
古いデータの影響を取り除いて、最新の状態を確認できます。
自分の権限を確認する
ピン留めボタンが表示されない場合は、自分がそのファイルやフォルダに対してどんな権限を持っているか確認しましょう。
サイトの管理者や上司に聞いて、「編集」以上の権限があるかチェックしてもらってください。
もし閲覧権限しかない場合は、管理者にピン留めを代わりにやってもらうなどの対応が必要になります。
少し時間を置いてから再確認する
クラウド特有の同期の遅れが原因かもしれないときは、焦って何度もボタンを押さずに、一度SharePointの画面を閉じて15分くらい待ってみましょう。
裏側での処理が終われば、自然と「フォロー中」のリストに表示されることが多いです。
あと、Teamsのタブ経由でSharePointを開いている場合、一部の機能がうまく動かないことがあります。
そんなときは、ブラウザで直接SharePointを開いて確認してみてください。
それでもダメなら管理者に相談
これらの方法を全部試してもどうしてもうまくいかない場合は、会社のIT部門やMicrosoft 365の管理者に相談しましょう。
システム全体に障害が起きていないか、会社独自のセキュリティ設定で制限がかかっていないか、確認してもらえます。
まとめ
SharePointのお気に入り登録とピン留め機能、使いこなせば毎日の仕事がグッと楽になります。
最初はちょっと戸惑うかもしれませんが、慣れればすごく便利ですよ。
この記事を参考に、ぜひ試してみてくださいね!
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