SharePointのコミュニケーションサイトについてお探しですね。

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SharePointで社内ポータルサイトを作ろう！初心者でも簡単にできる作り方ガイド

社内の情報共有やファイル管理をもっと便利にしたいと考えている企業が増えています。

特に、すでにMicrosoft 365を使っている会社なら、追加料金なしで使える「SharePoint（シェアポイント）」がおすすめです。

この記事では、SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方を、専門知識がない方でも分かるように丁寧に解説していきます。

SharePointのコミュニケーションサイトって何？なぜ社内ポータルに向いているの？

SharePointは、Microsoft社が提供している会社向けの情報共有ツールです。

SharePointで作れるサイトには、「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の2種類があります。

チームサイトは、特定のプロジェクトや部署のメンバーだけで使うもの。

一方、コミュニケーションサイトは、全社員に向けてお知らせを発信したり、みんなで情報を共有したりするのに適しています。

だから、会社全体で使う「社内ポータルサイト」を作るなら、コミュニケーションサイトを選ぶのが正解です。

コミュニケーションサイトの良いところは、普段使っているWordやExcel、PowerPointとの相性が抜群なこと。

ポータル上でファイルをそのまま見たり、みんなで一緒に編集したりできます。

しかも、難しいプログラミングの知識は一切不要。

あらかじめ用意されているパーツを組み合わせるだけで、見栄えの良いページが作れちゃいます。

スマホやタブレットからアクセスしても、画面サイズに合わせて自動的に見やすく表示されるので、出張中やテレワーク中でも快適に使えます。

これは今の働き方にぴったりですね。

失敗しない社内ポータルの作り方！まずは設計から始めよう

実際にサイトを作り始める前に、「どんな情報を載せるか」「どんなレイアウトにするか」をしっかり考えておくことが大切です。

ポータルサイトは社員が毎日使う場所なので、情報がごちゃごちゃしていると誰も使わなくなってしまいます。

まずは、載せたい情報を整理しましょう。

例えば：
– 全社向けの重要なお知らせ
– よく使う申請フォームやシステムへのリンク
– 社内ルールやマニュアル

こんな風にカテゴリ分けして考えると分かりやすいですよ。

設計のポイントは、「誰でも簡単に使えること」。

必要な情報に3クリック以内でたどり着けるようにするのが理想です。

SharePointには便利な機能が「Webパーツ」という部品として用意されているので、それらを組み合わせるだけでOK。

例えば：

**ニュース配信**
社長からのメッセージやイベント情報を、写真付きでトップページに表示できます。

**ドキュメントライブラリ**
社内規定やマニュアル、申請書のフォーマットなどをまとめて管理。

過去のバージョンも自動保存されます。

**クイックリンク**
勤怠システムや経費精算ツールなど、よく使うサイトへのショートカットを並べられます。

最初から完璧を目指さず、必要最低限の機能から始めて、使いながら少しずつ充実させていくのがおすすめです。

実際にSharePointでサイトを作ってみよう

それでは、具体的な作り方を見ていきましょう。

ステップ1：サイトを作成する

1. Microsoft 365にログインして、SharePointを開きます
2. 左上の「＋ サイトの作成」ボタンをクリック
3. 「コミュニケーションサイト」を選択
4. サイト名や説明を入力して、言語を日本語に設定
5. 「完了」ボタンを押す

これだけで、サイトの基本ができあがります。

簡単ですよね！

ステップ2：見た目をカスタマイズする

次は、会社らしいデザインに変えていきます。

1. 右上の歯車マーク（設定）をクリック
2. 「外観の変更」を選ぶ
3. 好きなテンプレートを選択
4. 会社のロゴをアップロード
5. 会社のイメージカラーに変更

プロが作ったようなデザインが、あっという間に完成します。

ステップ3：コンテンツを追加する

最後に、実際に使う情報を入れていきます。

1. 右上の「編集」ボタンをクリック
2. 「＋」ボタンから好きなWebパーツを追加
3. テキストや画像を入れる
4. すべて終わったら「発行」ボタンをクリック

WordやPowerPointを使うのと同じ感覚で操作できるので、IT部門じゃなくても大丈夫。

総務や人事の担当者でも簡単に作れます。

サイトを作った後が大事！長く使ってもらうためのコツ

サイトは作って終わりではありません。

公開した後の運用が何より重要です。

定期的に更新しよう

情報が古いままだと、誰も見なくなってしまいます。

「誰が、いつ、何を更新するか」をあらかじめ決めておきましょう。

ニュース機能を使って、定期的に新しい情報を発信し続けることが、ポータルサイトを活性化させる一番の秘訣です。

アクセス権限を適切に設定しよう

SharePointでは、サイト全体やフォルダ、ファイルごとに細かく権限を設定できます。

– 全社員に見せたい情報：誰でも見られるように設定
– 特定の人だけで共有したい情報：限られた人だけがアクセスできるように設定

ただし、あまり複雑にしすぎると管理が大変になるので、「全社公開」と「部門限定」くらいのシンプルな分け方がおすすめです。

使い方ガイドを用意しよう

SharePointは直感的に使えますが、初めての人には分かりにくいこともあります。

– 基本的な使い方をまとめたマニュアルを作る
– トップページの目立つ場所に置く
– 導入時には説明会を開く

こうした工夫で、みんながスムーズに使い始められます。

社員からの意見を聞いて、使いにくいところは改善していく。

この繰り返しで、SharePointは会社にとって本当に価値のある情報基盤になっていきます。

まとめ

SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方、いかがでしたか？難しそうに見えても、実際にやってみると意外と簡単です。

Microsoft 365を使っているなら追加費用もかからないので、ぜひチャレンジしてみてください！

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