SharePointでワークフローの作り方をお探しですね。
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社内の承認作業、まだ紙やメールで回してませんか?SharePointとPower Automateで楽々ワークフロー
稟議書や経費申請を紙やメールで回していると、「今どこで止まってるの?」「承認者が休みで進まない…」なんて困ること、ありますよね。
実は、すでにMicrosoft 365を使っている会社なら、SharePointとPower Automateを組み合わせるだけで、新しいシステムにお金をかけずに便利な承認フローが作れちゃうんです。
この記事では、SharePointにデータを保存して、Power Automateで自動的に承認を回す方法を、実際の手順とともにわかりやすくご紹介します。
SharePointとPower Automateを組み合わせると何ができる?
SharePointだけでも簡単な承認機能はあるんですが、実際の業務で使うにはちょっと物足りないんです。
そこで登場するのがPower Automate。
SharePointのリストを「申請データの保管場所」として使って、Power Automateを「承認を回すエンジン」として動かすのが、今どきのワークフローの作り方なんですね。
この2つを組み合わせる一番のメリットは、申請から承認、記録まで全部が自動で進むこと。
申請者がSharePointのリストに入力すると、Power Automateが自動で動き出して、承認者にメールやTeamsで通知が飛びます。
承認する人は、いつも使っているTeamsの画面からポチッと承認できるので、わざわざ別のシステムを開く必要もありません。
出張中でもテレワーク中でも、サクッと承認できちゃいます。
それに、紙やメールでのやり取りがなくなると、「誰のところで止まってるか」が一目でわかるようになります。
SharePointのリストを見れば進捗状況が丸わかり。
承認の遅れや見落としもグッと減らせます。
さらに、過去の承認記録も全部データとして残るので、監査対応や業務改善の分析もラクラクです。
まずはSharePointリストで申請フォームを作ろう
承認ワークフローを作る最初のステップは、申請を受け付ける「SharePointリスト」を作ることです。
SharePointリストは、Excelの表みたいなもの。
必要な項目を「列」として追加していけば、そのまま申請フォームとして使えます。
たとえば経費申請なら、「申請タイトル」「申請者」「金額」「理由」「承認状況」「承認者」といった列を用意します。
このとき大事なのが、入力ミスを防ぐ工夫です。
何でも自由入力にしちゃうと、人によって書き方がバラバラになったり、入力漏れが起きたりします。
だから、部署名や申請の種類は「選択肢」にして、金額は「数値」にして範囲を決めるなど、ちょっとした制限をかけておくといいんです。
特に申請者や承認者の欄は「人またはグループ」という設定にしておくと、後でPower Automateと連携するときにとっても便利です。
あと、リストの「ビュー」機能も活用しましょう。
「自分の承認待ち」「自分が申請したもの」「承認済み」といった目的別のビューを作っておくと、必要な情報だけをパッと確認できて、データが増えても管理しやすくなります。
Power Automateで承認を自動化してTeamsと連携
SharePointリストができたら、いよいよPower Automateで承認プロセスを自動化します。
まず「トリガー」という、フローを動かすきっかけを設定します。
ここでは「SharePointでアイテムが作成されたとき」を選んで、さっき作ったリストを指定。
これで、誰かが新しい申請を追加したら自動的にフローが動き出します。
次に、承認をお願いするアクションを追加します。
Power Automateには「承認の開始と待機」という便利な機能があって、誰に承認してもらうか、どんなメッセージを送るかを細かく設定できます。
金額によって承認者を変えたいときは、「条件」を使ってルートを分岐させます。
たとえば「10万円以上なら上司だけじゃなくて部長の承認も必要」みたいな複雑なルートも作れちゃいます。
ここでおすすめなのが、Microsoft Teamsへの通知です。
Power AutomateからTeamsに通知を送るように設定すると、承認者はTeamsの画面で申請内容を確認して、そのままボタンを押すだけで承認できます。
承認が終わったら、SharePointのリストに結果を自動で書き込んで、フロー完了。
これが基本的な流れです。
運用で失敗しないためのポイント
システムが完成しても、実際に使い始めてから「あれ?」ってなることもあります。
よくある失敗が、最初から複雑すぎるルートを作っちゃうこと。
めったに起きないケースまで全部自動化しようとすると、フローがごちゃごちゃになって、後で修正するのが大変になります。
まずはよくあるシンプルなパターンから始めて、使いながら少しずつ機能を足していくのがコツです。
それから、人事異動や組織変更にも対応できるようにしておくことも大切です。
フローの中に特定の人のメールアドレスを直接書いちゃうと、その人が異動するたびにフローを修正しなきゃいけません。
SharePointに承認者のリストを別で作っておいたり、会社の組織情報から自動で上司を取得したりする仕組みにしておくと、メンテナンスがぐっと楽になります。
最後に、トラブル対策として以下の3つは必ずチェックしておきましょう。
* **フローを作った人が辞めたら?**
個人アカウントで作ると、その人が退職したらフローが止まっちゃいます。
管理用の共有アカウントで作るか、複数の人を所有者にしておきましょう。
* **リストの権限設定**
誰でも編集できちゃうと、他人の申請を勝手に変えられるリスクがあります。
適切な権限設定で、必要な人だけが編集できるようにしましょう。
* **エラーが起きたときのルール**
システムエラーでフローが止まったときのために、情シス部門への連絡方法や、一時的にメールで承認する代替ルールを決めておくと安心です。
まとめ
SharePointとPower Automateを使えば、今まで紙やメールで苦労していた承認作業が驚くほど楽になります。
最初は小さく始めて、使いながら改善していけば、きっと自分たちにぴったりのワークフローが作れますよ。
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