SharePointで予定表の作り方をお探しですね。

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SharePointで予定表を作ろう!色分けやOutlook連携も簡単にできます

SharePointで情報共有を進めていると、「スケジュールや会議室の予約も一緒に管理できたらいいのに…」と思うことはありませんか?実は、SharePointの予定表機能を使えば、チーム全員のスケジュールを共有したり、Outlookと連携したり、予定を色分けして見やすくしたりすることが簡単にできるんです。

この記事では、SharePointで予定表(カレンダー)を作る基本的な方法から、見やすくする色分けのコツ、Outlookとつなげる手順まで、わかりやすく説明していきます。

SharePointで予定表を作る3つの方法

SharePointでスケジュールを管理するには、大きく分けて3つの方法があります。

それぞれ特徴が違うので、自分たちの使い方に合ったものを選ぶのがポイントです。

まずは、どんな違いがあるのか見ていきましょう。

**イベントWebパーツ**は、社内ポータルのトップページで「来月、創立記念イベントがあります!」みたいな単発のお知らせをするのに便利な機能です。

写真や詳しい説明を入れられるので、目立たせたいイベントの告知にぴったり。

ただ、毎日の細かいスケジュール管理や、「毎週月曜日の定例会議」のような繰り返しの予定を入れるのには、あまり向いていません。

**グループ予定表**は、Microsoft 365のグループに紐づいたカレンダーを表示する機能です。

すでにMicrosoft Teamsでチームを作っていて、Outlookでグループの予定表を使っている場合に便利。

SharePointの画面にそのままカレンダーを表示できるので、情報をまとめて見るのに役立ちます。

ただ、項目を自由に追加したりカスタマイズしたりするのは難しいです。

そこで一番おすすめなのが、**SharePointの「リスト」機能を使って予定表として表示させる方法**です。

リストを使えば、入力する項目を自由に決められるので、スケジュール管理だけじゃなく、タスク管理や備品の予約など、いろんな使い方ができます。

この後は、このリストを使った予定表の作り方を中心に説明していきますね。

リストで予定表を作って色分けしてみよう

リスト機能を使った予定表作りは、初めての人でも手順通りにやれば簡単に作れます。

まずはSharePointのサイトから新しいリスト(空白のリスト)を作って、スケジュール管理に必要な項目(列)を追加していきます。

最低限必要なのは、「予定のタイトル(会議名など)」「開始日時」「終了日時」の3つです。

ここでちょっとしたコツがあります。

列を作るときは、最初は英語やローマ字で名前をつけるのがおすすめです。

というのも、SharePointの仕組み上、日本語で列を作るとURLがすごく複雑な文字列になってしまって、後で管理したり他のシステムとつなげたりするときに困ることがあるんです。

英語で作った後に日本語の表示名に変えれば、URLはシンプルな英語のまま、画面上は分かりやすい日本語で使えます。

必要な列ができたら、リストの表示を「予定表ビュー」に変えましょう。

ビューを作る画面で表示形式を「予定表」に設定して、カレンダーに表示したい開始日時と終了日時の列を選ぶだけ。

すると、リストがカレンダーの形に変わります。

月・週・日など、好きな表示に切り替えることもできますよ。

さらに見やすくするには、**色分け設定**がとっても便利です。

SharePointのリストには「ビューの書式設定」という機能があって、これを使うと「この条件に当てはまる予定は青色」みたいに、自動で色を変えられます。

たとえば部署ごとに色を変えたり、タスクの進み具合で色を分けたりすれば、全体の状況がパッと見てわかるようになります。

色分けの設定は、こんな手順でやります:

* まず「カテゴリ」や「担当者」などの「選択肢」列を作っておく
* ビュー画面の右上から「現在のビューの書式設定」を選ぶ
* 条件付きルールの管理で、「カテゴリが営業部だったら青色にする」みたいな条件を設定する

こうやって設定しておけば、予定を入力するだけで自動的に色が変わって、見やすいスケジュール表になります。

SharePointの予定表とOutlookをつなげる方法

SharePointで作った予定表は、普段使っているOutlookとつなげると、もっと便利になります。

わざわざブラウザを開いてSharePointのサイトに行かなくても、Outlookの画面で自分の予定とチームの共有予定を一緒に見られるようになるので、スケジュール調整がすごくラクになるんです。

Outlook連携の一番いいところは、使い慣れた画面でSharePointの予定を管理できることです。

SharePointで更新された予定は自動的にOutlook側にも反映されるので、いつも最新の情報を確認できます。

しかも、予定の登録や変更もOutlookから直接できるので、いちいちツールを切り替えたり、二重に入力したりする手間が省けます。

つなげ方はとっても簡単。

SharePointの予定表を開いて、上のメニューから「Outlookに接続」(または連携用のアイコン)をクリックします。

するとOutlookが自動で起動して、「予定表を追加しますか?」って聞かれるので、許可を選ぶだけ。

これでOutlookの予定表リストにSharePointのカレンダーが追加されて、自分の予定と重ねて表示できるようになります。

ただし、使うときに注意したいことがあります。

SharePointのリストで作ったカレンダーとOutlookの連携は便利なんですが、定期的な予定(毎週の定例会議とか)については、SharePoint側とOutlook側で仕組みが違うので、うまく同期できないことがあります。

複雑な繰り返し予定を管理する場合は、「SharePoint側から直接登録する」みたいなルールを決めておくといいでしょう。

会議室や備品の予約にも使える!運用時の注意点

SharePointの予定表は、個人のスケジュール管理だけじゃなく、会議室やプロジェクター、社用車といった施設・備品の予約システムとしても使えます。

リストの列をカスタマイズして「使う施設・備品名」「利用目的」「予約者」みたいな項目を追加すれば、専用の予約台帳が簡単に作れちゃいます。

施設や備品の管理に予定表ビューを使うと、いつ、誰が、何を使っているのかがカレンダー上でひと目でわかります。

さらに、SharePointとPower Automate(自動化ツール)を組み合わせれば、予約が入ったときに管理者にメールで通知したり、承認フローを回したりといった高度なことまでできます。

これで、紙の台帳やホワイトボードでのアナログな管理から卒業して、業務がぐっと効率化できます。

ただし、SharePointの予定表を会社全体で使うときは、**スマートフォンでの表示に注意**が必要です。

パソコンのブラウザでは問題なく表示されるカレンダーも、スマホ版のSharePointアプリからだとうまく表示されなかったり、入力画面が使いにくかったりすることがあります。

外出先からスマホで予約状況を確認することが多い場合は、ちょっとストレスになるかもしれません。

こういった問題を解決するには、Microsoft Power Appsを使ってスマホに最適化した専用の予約アプリを作るか、他社製のアドオンツールを入れることを検討してみましょう。

自分たちの働き方や使う環境に合わせて適切な方法を選べば、SharePointの予定表機能をフル活用して、社内の情報共有と業務効率化を大きく進められますよ。

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