SharePointで何ができるかお探しですね。

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SharePointって何?使い方が分からない方へ、基本から分かりやすく解説します

「SharePointって名前は聞いたことあるけど、実際何ができるの?」「会社で導入したものの、ただのファイル置き場になっちゃってる…」そんな悩みを抱えていませんか?

SharePointは、Microsoft 365に入っている便利な情報共有ツールなんですが、機能が多すぎて使いこなせていない会社も多いんです。

この記事では、SharePointの基本的な役割や導入するメリット、そして代表的な5つの使い方を初心者の方にも分かりやすく説明していきます。

最後まで読んでいただければ、自分の会社でどう使えばいいのか、具体的なイメージが湧いてくるはずです!

1. SharePointって何?他のツールとどう違うの?

SharePoint(シェアポイント)は、Microsoftが作った会社向けの情報共有ツールです。

Microsoft 365を契約していれば使えて、社内のポータルサイトを作ったり、ファイルを共有したり、面倒な業務を自動化したりできる、とっても便利なツールなんです。

ただのクラウドストレージとは違って、部署ごとやプロジェクトごとに情報をまとめて管理できるのが大きな特徴。

社内のあちこちに散らばっている情報を一か所に集めて整理できるので、「あの資料どこだっけ?」って探し回る時間が減りますし、特定の人しか知らない情報(いわゆる属人化)を防ぐこともできます。

SharePointを上手に使うには、同じMicrosoft製品の「OneDrive」や「Teams」との違いをちゃんと理解しておくことが大事です。

OneDriveは、自分専用のクラウド保存場所。

自分だけが使うファイルや、まだ作業中の下書きなんかを保存するのに向いています。

Teamsは、チャットやWeb会議がメインのツールで、素早くやり取りしたいときに便利です。

それに対してSharePointは、会社全体や部署全体など、たくさんの人に向けて情報を長期的に保存・共有するのに適しています。

実際の使い方としては、こんな感じです。

まず自分のOneDriveでアイデアや下書きを作って、ある程度形になったらTeamsで共有してメンバーから意見をもらう。

そして完成したマニュアルや正式な資料、長く保管しておきたいプロジェクトの記録などは、SharePointに保存する──こういう使い分けができると理想的ですね。

それぞれのツールの特徴を理解して、目的に合わせて使い分けることで、社内の情報がスッキリ整理されて仕事の効率もグッと上がりますよ。

2. SharePointを導入する3つのメリット

SharePointを会社に導入する一番のメリットは、社内のあちこちに散らばっている情報を一か所にまとめて、いつでもどこでも安全にアクセスできる環境が作れることです。

クラウドサービスなので、ネット環境さえあればオフィスでも出張先でも在宅勤務中でもスムーズに仕事ができます。

しかも検索機能がとても優秀で、ファイル名だけじゃなくて文書の中身まで検索できるんです。

だから過去の資料や必要な情報を一瞬で見つけられて、「あの資料どこだっけ?」って探す時間が大幅に減ります。

次のメリットは、普段使っているWord、Excel、PowerPointとの相性が抜群なこと。

これらのOfficeアプリとしっかり連携しているので、新しい操作を覚える手間がほとんどありません。

自然な流れで日々の仕事に取り入れられるんです。

さらに、ファイルを複数の人で同時に編集できて、誰がどこを変更しているかもリアルタイムで分かります。

変更履歴も自動で保存されるので、もし間違えて上書きしたり削除しちゃっても、簡単に前の状態に戻せるのも安心ですよね。

そして3つ目は、セキュリティがしっかりしていて、アクセス権限を細かく設定できること。

これは企業にとってとても重要なポイントです。

Microsoftの世界トップレベルのセキュリティで守られているだけじゃなく、サイトやフォルダ、ファイル一つひとつに対して「誰に見せるか、編集させるか」を細かく決められます。

部署内だけの機密情報や、取引先と一時的に共有したいファイルなど、適切に権限を設定することで、情報漏えいのリスクを抑えながら安全にデータを共有できるんです。

3. SharePointで何ができる?代表的な5つの使い方

SharePointは本当に色々なことができるツールなんですが、ここでは仕事の効率アップに直結する代表的な5つの使い方を紹介します。

**1. 社内ポータルサイトの作成と情報発信**
**2. ドキュメントの共有と共同編集**
**3. リスト機能を活用したデータ管理**
**4. ワークフローの自動化と電子承認**
**5. アンケートや予定表によるチーム管理**

まず1つ目は、社内ポータルサイトの作成です。

プログラミングの知識がなくても、用意されたパーツを組み合わせるだけで、見た目の良い社内掲示板や部署専用のサイトが簡単に作れます。

会社のお知らせや社内ルール、業務マニュアルなどを一か所にまとめておけば、社員が迷わず情報を見つけられるようになります。

2つ目は、ドキュメントの共有と共同編集。

プロジェクトチームで企画書や売上データを共有して、複数の人が同時に書き込めるので、オンライン会議しながらその場で資料を完成させる、なんてこともできちゃいます。

3つ目は、リスト機能を使ったデータ管理。

Excelみたいな表形式のデータベースをSharePoint上で作れて、タスクの進捗や備品の貸出状況、お客さんとのやり取りの記録なんかをチーム全体でリアルタイムに共有・更新できます。

ファイルがぶつかる心配もないので、「脱Excel」を目指している会社にもピッタリです。

4つ目は、業務の自動化。

今まで紙でやっていた有給申請や経費精算、稟議書の回覧なんかをデジタル化して、申請から承認まで全部システム上で完結させられます。

書類をなくす心配もないし、承認のスピードもグッと上がります。

5つ目は、アンケートや予定表でのチーム管理。

社員の意見を集めるアンケートフォームを作ったり、チーム全体のスケジュールを共有するカレンダーを作って会議調整をスムーズにしたり。

こういった機能を組み合わせることで、SharePointは強力な業務サポートツールになるんです。

4. 導入を成功させるための注意点と運用のコツ

SharePointはとても便利なツールなんですが、準備や設計をせずに導入しちゃうと、「どこに何があるか分からない」「誰も使ってくれない」なんて失敗に陥ることもあります。

成功させるために一番大事なのは、「何をSharePointで管理して、何を管理しないのか」をハッキリさせること。

フォルダの構成やファイル名のルールを最初にちゃんと決めておかないと、情報がぐちゃぐちゃになっちゃいます。

それから、アクセス権限の設定も最初が肝心です。

誰でも自由に新しいサイトを作ったり、権限を変更したりできるようにしちゃうと、情報漏えいのリスクが高まるだけじゃなく、管理できない「野良サイト」が社内にどんどん増えてしまいます。

これを防ぐには、部署ごとに責任者を決めて、定期的に不要なファイルや使われていないサイトを整理・削除する体制を作ることが大切です。

しっかり管理する仕組みを作ることが、SharePointを長く安全に使い続けるコツなんです。

最後に、社員にちゃんと使ってもらうためのサポート体制も必要です。

SharePointは機能が豊富な分、ITツールに慣れていない人には難しく感じられることもあります。

だからこそ、自社の業務に合わせた分かりやすいマニュアルを作って、定期的に研修を開くのがおすすめ。

TeamsやOneDriveとの使い分けなんかも含めて、社内で共通の理解を作って、困ったときにすぐ聞ける窓口を用意しておくことで、SharePoint本来の力を引き出して、会社全体の生産性アップにつなげられるはずです!

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