SharePointのメンバーを追加する方法をお探しですね。

広告

SharePointでメンバーを追加する方法を分かりやすく解説します

SharePointでチームのファイル共有や情報発信をする時、必ず必要になるのが「メンバーの追加」ですよね。

でも、SharePointって機能が多すぎて、「どこから追加すればいいの?」「どの権限を選べば安全なの?」と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

間違った設定をしてしまうと、大切なデータを勝手に書き換えられたり、情報が漏れてしまったりする危険もあります。

この記事では、SharePointサイトにメンバーを追加・招待する方法を、基本的な手順から外部の人を安全に招待する方法、そして管理をラクにするグループの使い方まで、初心者の方にも分かりやすく説明していきます。

メンバーを追加する前に知っておきたい基本のキ

SharePointにメンバーを追加する前に、まず「権限の種類」と「サイトのタイプ」について理解しておくことがとても大切です。

ここを曖昧なままにしてユーザーを招待してしまうと、「見るだけでいい人に編集権限を渡してしまった」「大事なデータを間違って消されてしまった」なんてトラブルが起きてしまいます。

実は、セキュリティ事故の多くはこの権限設定のミスから起こるんです。

なので、まずは基礎知識をしっかり押さえておきましょう。

SharePointには、ユーザーに「何をさせるか」を決める権限レベルがいくつか用意されています。

代表的なものは次の3つです。

**フルコントロール(所有者)**:サイト全体の設定変更や権限の管理、すべてのファイルの編集ができる最高権限

**編集(メンバー)**:ファイルやフォルダの作成・編集・削除ができる

**読み取り(訪問者)**:ファイルを見たりダウンロードしたりできるだけ(編集や削除はできない)

情報漏洩を防ぐには、ユーザーの役割に合わせて「必要最低限の権限だけ」を与える、これが鉄則です。

また、SharePointには主に「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の2種類があって、それぞれメンバー追加の仕組みが少し違います。

チームサイトはMicrosoft 365グループと連動していることが多く、グループごとメンバーを追加するか、サイト単体で権限を付与するかを選べます。

一方、コミュニケーションサイトは全社への情報発信がメインなので、シンプルにサイトへ直接アクセス権を設定していく形です。

自分が管理しているサイトがどちらのタイプか確認してから、次のステップに進んでくださいね。

社内メンバーを追加する基本の手順

社内のメンバーをSharePointサイトに追加する手順は、とてもシンプルです。

まず、サイトの画面右上にある「設定(歯車マーク)」をクリックします。

管理者権限を持つアカウントでサイトを開き、設定メニューから「サイトのアクセス許可」または「サイトの権限」を選んでください。

すると、画面の右側にパネルが開いて、今どのユーザーやグループにどんな権限が設定されているか確認できます。

パネルの中にある「メンバーの追加」や「アクセス許可の付与」というボタンをクリックしましょう。

共有用の画面が表示されたら、一番上の入力欄に追加したい人の名前やメールアドレスを入力します。

Microsoft 365のアカウントを持っている社内の人なら、名前の一部を入力するだけで候補が表示されるので、間違えずに選べますよ。

ユーザーを選んだら、次にその人に与える権限レベル(編集、読み取りなど)を選びます。

権限を選択したら、招待メールを送るかどうかのチェックボックスを確認しましょう。

チェックを入れたまま「共有」や「追加」ボタンを押すと、相手のメールにサイトへのリンクが記載された招待メールが届きます。

このとき、メッセージを添えることもできるので、「プロジェクト用のサイトです」など一言添えると親切ですね。

外部の人(ゲスト)を招待する方法と注意点

プロジェクトによっては、社外のお客さんや取引先の人をSharePointサイトに招待して、直接ファイルを共有したいこともあるでしょう。

外部ユーザー(ゲスト)を招待する手順は、基本的に社内メンバーの追加と同じです。

共有画面の入力欄に、社外の人のメールアドレスを入力して追加ボタンを押せば、招待メールが送られます。

相手はそのメールのリンクからアクセスして、認証を行えばサイトを見られるようになります。

ただし、外部の人を招待するには、会社のMicrosoft 365(SharePoint管理センター)で「外部共有」が許可されている必要があります。

セキュリティが厳しい会社だと、外部共有が「社内の人だけ」に制限されていることがあり、その場合は外部のアドレスを入力してもエラーになってしまいます。

もし共有できない場合は、情報システム部門などに外部共有の許可を申請するか、今の設定状況を確認してもらってください。

外部の人を招待するときは、次の点に特に注意しましょう。

– 外部共有のポリシーを確認し、許可されたドメインや特定の相手だけに制限する
– 外部ユーザーには「読み取り」など、編集や削除ができない最小限の権限だけを与える
– プロジェクト終了後など、不要になったら外部ユーザーのアクセス権限はすぐに削除する

外部の人を招待するときの最大の注意点は、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることです。

社外の人に間違って「フルコントロール」や広い範囲の「編集」権限を与えてしまうと、悪気がなくても大事なファイルが書き換えられたり、削除されたり、他の人に共有されてしまったりする可能性があります。

本当に必要なフォルダだけを共有するなど、慎重に運用してくださいね。

グループを作って権限管理をもっとラクにする方法

サイトを長く運用していて、参加するメンバーが数十人規模に増えてくると、一人ひとりにアクセス権限を設定したり削除したりするのはとても大変です。

そんなときに便利なのが、オリジナルの「SharePointグループ」を作って、権限管理を効率化する方法です。

SharePointには最初から「所有者」「メンバー」「訪問者」という3つの基本グループが用意されていますが、これに加えて自分たちの業務に合わせた独自のグループを作ることができます。

例えば、「Aプロジェクト担当者」や「外部パートナー用(閲覧のみ)」といったグループを作って、それぞれに適切な権限を設定しておきます。

グループを作るには、設定メニューの「サイトの設定」から「ユーザーと権限」内の「サイトの権限」へ進み、上部のメニューから「グループの作成」をクリックします。

グループの名前、参加や退出のルール、そしてそのグループに与える権限(編集、読み取りなど)を選んで保存すれば、オリジナルグループの完成です。

オリジナルグループを作った後は、ユーザーをそのグループに入れるだけで、グループに設定された権限が自動的に適用されます。

この方法の最大のメリットは、人事異動やプロジェクトの体制変更があったときの対応がとてもラクになることです。

新しい人が入ってきたらグループに追加するだけ、辞めた人がいたらグループから外すだけで済むので、「どのファイルに誰のアクセス権が残ってるか分からない」なんて事態を防げます。

安全で効率的なサイト管理が実現できますよ。

広告