SharePointとはについてお探しですね。

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SharePoint（シェアポイント）とは？初心者向けに機能や使い方をわかりやすく解説

「SharePoint（シェアポイント）って聞いたことはあるけど、実際どんなツールなの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。

SharePointは、Microsoft社が提供する情報共有や文書管理のためのツールです。

ただのファイル保管場所ではなく、社内ポータルサイトを作ったり、業務を自動化したりと、日々の仕事を効率的に進めるための便利な機能がたくさん詰まっています。

この記事では、SharePointの基本的な仕組みから具体的な機能、導入するメリットや気をつけるべきポイントまで、初めての方にもわかりやすく説明していきます。

読み終わる頃には、自分の会社でどう活用できそうか、イメージが湧いてくるはずです。

1. SharePoint（シェアポイント）とは？初心者向けに仕組みを解説

SharePointは、Microsoft社が提供している、会社やチームで情報を共有するためのクラウドツールです。

部署やプロジェクトごとに必要な情報やファイルを一か所にまとめて、メンバー同士で安全にスムーズに共有できるようにするのが主な役割です。

従来のファイルサーバーと違って、インターネットにつながっていれば、オフィスでも自宅でも外出先でも、スマホからでも同じデータにアクセスできるのが大きな特徴です。

テレワークやリモートワークなど、いろいろな働き方が増えている今、多くの企業で導入が進んでいます。

初めてSharePointを知る方がよく疑問に思うのが、同じMicrosoft製品の「OneDrive」や「Teams」との違いです。

OneDriveは「個人用」のクラウドストレージで、自分だけのファイルを保管する場所として使います。

一方、SharePointは「チームや組織全体で使う」共有スペースで、複数の人で情報を管理したり編集したりすることを前提に作られています。

また、Teamsはチャットやオンライン会議など「リアルタイムでのやりとり」が得意なツールですが、SharePointはその裏側で「情報やファイルをしっかり保管・管理する」役割を担っています。

このように、それぞれのツールには得意なことがあります。

SharePointは、会社の財産となるマニュアルや規定、プロジェクトの資料などを安全に保管して、誰でも迷わず最新の情報にたどり着ける環境を作るための基盤となるシステムです。

今はクラウド版の「SharePoint Online」が主流になっていて、自社でサーバーを用意したり管理したりする手間もいらないので、手軽に高度な情報共有の仕組みを導入できるようになりました。

2. SharePointでできること・主な機能

SharePointで最もよく使われているのが、社内ポータルサイトの作成機能です。

HTMLなどの専門的な知識がなくても、あらかじめ用意されているテンプレートやパーツを組み合わせるだけで、目的に合わせた本格的なサイトを簡単に作ることができます。

たとえば、全社員向けにお知らせやニュースを発信する「コミュニケーションサイト」や、特定の部署やプロジェクトメンバーだけで情報を共有する「チームサイト」など、用途に応じて複数のサイトを使い分けられます。

これによって、必要な情報が必要な人にスムーズに届くようになります。

また、ファイル共有とリアルタイムでの共同編集機能も、日々の業務をグッと効率化してくれる重要な機能です。

SharePointに保存したWord、Excel、PowerPointなどのファイルは、複数の人が同時に開いて編集できます。

誰かがファイルを開いているからといって「読み取り専用」になって作業が止まってしまう、なんてストレスはありません。

オンライン会議をしながら、参加者みんなで一つの資料に意見を書き込んでいく、といった柔軟な働き方ができるので、チーム全体の生産性が大きく向上します。

さらに、SharePointは単なるファイル置き場ではなく、業務をスムーズに進めるための仕組みもたくさん備えています。

その代表例がワークフロー機能と強力な検索機能です。

実際の仕事で特によく使われている3つの機能をご紹介します。

・**ワークフロー構築**：紙でやっていた申請や承認の手続きをデジタル化して、システム上でスムーズに完結できます。

・**情報の全文検索**：ファイル名だけでなく、ファイルの中身や作成した人まで検索できるので、大量のデータの中から目的の資料をすぐに見つけられます。

・**バージョン管理**：ファイルの変更履歴が自動で保存されるので、間違って上書きしてしまっても過去のデータに簡単に戻せます。

3. SharePointを導入するメリットと活用効果

SharePointを導入する一番のメリットは、普段使い慣れているMicrosoft 365の他のアプリとスムーズに連携できることです。

WordやExcelで作った資料をそのままSharePointに保存して編集できるのはもちろん、Teamsと連携させれば、チャット画面から直接SharePointのファイルを共有したり見たりすることもできます。

いちいち違うツールを開いて探す手間が省けて、ツール間の壁を感じさせないスムーズな操作感は、Microsoft製品で統一した環境ならではの大きな強みです。

また、企業が安心してクラウドサービスを使えるよう、強固なセキュリティと細かいアクセス権限の設定ができるのも重要なメリットです。

SharePointはMicrosoftの厳しいセキュリティ基準で運用されていて、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃に対する高度な防御機能を備えています。

さらに、サイトやフォルダ、ファイルごとに「誰に見せるか」「誰に編集させるか」といった権限を細かく設定できるので、機密情報が漏れるリスクを最小限に抑えながら、安全に情報共有ができます。

結果として、SharePointを導入すると組織内の情報が一か所にまとまり、業務効率が大きく改善されます。

これまで個人のパソコンや部署ごとのサーバーにバラバラに保存されていたデータがSharePointに集約されることで、必要な情報を探す時間が大幅に減ります。

また、全社のノウハウや知識が特定の人だけのものにならず蓄積されていくので、組織全体の財産として有効活用できるようになります。

情報にアクセスしやすくなることで、社員同士のコミュニケーションも活発になり、より早く的確な判断ができるようになるでしょう。

4. 導入前に知っておきたい注意点と運用のコツ

とても便利で多機能なSharePointですが、導入する前に知っておきたい注意点もいくつかあります。

まず理解しておきたいのは、デザインのカスタマイズには限界があるということです。

SharePointのポータルサイトは、用意されている標準のテンプレートやパーツを使って作るので、会社独自のブランドカラーや全く新しいレイアウトを自由に適用しようとすると、専門的な開発スキルが必要になったり、システムに負担がかかったりすることがあります。

使いやすさを優先して、標準機能を最大限に活かしたシンプルなデザインにするのが賢い選択です。

もう一つの注意点は、機能が多いがゆえにサイト構造や運用ルールが複雑になりやすいことです。

導入したばかりの頃に「あれもこれも」と機能を詰め込みすぎると、どこに何があるのかわからない迷路のようなポータルサイトになってしまい、結局社員に使ってもらえなくなる恐れがあります。

また、誰でも自由にサイトやフォルダを作れる設定にしてしまうと、似たような名前のサイトがたくさんできて、情報が分散してかえって探しにくくなってしまうこともあります。

こうした失敗を防ぐための運用のコツは、明確なルールを決めて「小さく始める」ことです。

最初は必要最小限の機能とシンプルな構造でスタートして、全社に広げる前に特定の部署だけで試しに使ってみることをおすすめします。

社員がSharePointの操作に慣れて、具体的な要望や改善点が見えてきてから、少しずつ機能を増やしていくことで、組織にしっかり根付く情報共有の基盤を作ることができるはずです。

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