SharePointでファイルを共有する方法をお探しですね。
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SharePointでファイルを安全に共有する方法をわかりやすく解説!
SharePoint(シェアポイント)は、チームでの作業やファイル共有にとても便利なツールです。
でも、いざファイルやフォルダを誰かと共有しようとすると、「どの設定を選べばいいの?」「間違って関係ない人に見られたらどうしよう…」と不安になる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、SharePointでファイルやフォルダを共有する基本的な方法から、「リンクのコピー」と「権限設定」の具体的な手順、さらに情報漏えいを防ぐためのポイントまで、わかりやすく説明していきます!
SharePointの共有方法は大きく分けて2つ
SharePointでファイルやフォルダを共有するとき、主に使うのは「リンクのコピー」と「特定のユーザーとの共有」という2つの方法です。
どちらを選ぶかで、共有のしやすさやセキュリティの強さが変わってくるので、まずはそれぞれの特徴を理解しておきましょう。
リンクのコピーとは?
「リンクのコピー」は、ファイルやフォルダにアクセスできる専用のURLを作って、そのURLを知っている人がアクセスできるようにする方法です。
チャットやメールにURLを貼り付けるだけで簡単に共有できるので、複数の人に素早く案内したいときにとても便利です。
ただし、設定によってはリンクが転送されたとき、知らない人までアクセスできてしまうこともあるので注意が必要です。
特定のユーザーとの共有とは?
「特定のユーザーとの共有」は、共有したい相手の名前やメールアドレスを直接入力して、招待メールを送る方法です。
指定した本人しかアクセスできないようにできるので、社外のパートナー企業や限られたメンバーだけに見せたい場合など、大事な情報を扱うときに向いています。
どちらを使うかは、誰と何を共有するかによって使い分けるのがポイントです!
「リンクのコピー」の使い方と設定のコツ
「リンクのコピー」を使うときは、ただURLを発行するだけでなく、ちゃんと「権限設定」をすることがとても大切です。
何も考えずにリンクを作ってしまうと、社内の誰でも編集できる状態になってしまうこともあるので、送る前に必ず設定を確認する習慣をつけましょう。
具体的な手順
1. SharePointで共有したいファイルやフォルダの横にある丸いアイコン(または「…」マーク)を選んで、「リンクのコピー」をクリックします
2. リンクの設定画面が開くので、「誰にアクセスを許可するか」と「どんな操作を許可するか」を選びます
アクセスできる人の範囲は、だいたい次の4つから選べます:
– **すべてのユーザー**(リンクを知っている全員)
– **組織内のユーザー**(社内の人だけ)
– **既存のアクセス権を持つユーザー**(すでに権限がある人だけ)
– **特定のユーザー**(名前を指定した人だけ)
編集権限の設定も忘れずに
「編集を許可する」というチェックボックスもあります。
相手にファイルを修正してほしいときはチェックを入れ、見るだけでOKなときはチェックを外しましょう。
閲覧だけ(表示のみ)に設定すると、さらに「ダウンロードを禁止する」というオプションも選べるようになります。
絶対に外部にファイルを持ち出されたくない場合は、この設定を使うと安心です。
このように細かく権限を調整すれば、便利さを保ちつつ安全にリンク共有ができます!
「特定のユーザーとの共有」で安全にファイルを管理
機密情報や個人情報が入っているファイルなど、絶対に外部に漏れてはいけないデータを共有するときは、「特定のユーザーとの共有」を使うのが一番安全で確実です。
この方法なら、万が一共有メールが他の人に転送されてしまっても、最初に指定した人以外はファイルを開けません。
操作の流れ
1. 共有したいファイルやフォルダを選んで、画面上部の「共有」ボタンをクリック
2. 宛先の入力欄に、相手の名前・グループ名・メールアドレスを入力します(社内の人なら、名前を打ち始めると候補が出てきます)
3. 宛先欄の横にあるペンのようなアイコンをクリックして、「編集可能」か「表示のみ(閲覧だけ)」かを選びます
4. 必要なら共有の目的などを伝えるメッセージを入力して、「送信」ボタンを押します
これで、指定した相手のメールに招待メールが届き、安全にアクセスできるようになります。
あとから管理もラクラク
この方法で共有した場合、後から「誰に権限を渡したか」を「アクセスの管理」画面で簡単に確認できます。
プロジェクトが終わったときなど、特定の人のアクセス権だけを削除することも簡単にできるので、とても便利です!
情報漏えいを防ぐために知っておきたいこと
SharePointの共有機能はとても便利ですが、使い方を間違えると大きな情報漏えい事故につながる可能性があります。
会社の大切なデータを守るために、ファイルを共有する一人ひとりがセキュリティを意識して、正しく使うことが大切です。
日頃から気をつけたいポイント
一番大事なのは、**「必要最小限の権限だけを与える」**という考え方です。
たとえば、資料を読んでもらうだけなのに「編集可能」な権限を与えてしまうと、間違ってデータが削除されたり書き換えられたりするリスクが出てきます。
また、リンクの種類を選ぶときも、できるだけ「すべてのユーザー(誰でもアクセスOK)」は避けて、「組織内のユーザー」や「特定のユーザー」に絞るようにしましょう。
チェックリスト
– ☑ 共有範囲は「特定のユーザー」を優先して、むやみに広げない
– ☑ 見るだけでいい場合は、必ず「編集を許可する」のチェックを外す
– ☑ プロジェクトが終わったら、不要になった共有リンクやアクセス権は定期的に削除する
間違えて送ってしまったら?
もし間違った相手にリンクを送ってしまったことに気づいたら、すぐに対象ファイルの「アクセスの管理」画面を開いて、発行したリンクを削除して共有を止めてください。
会社によっては、管理者の設定で特定の共有方法が制限されている場合もあります。
便利な機能を安全に使いこなすためにも、共有する前の設定確認と、共有した後の権限管理をしっかりやる習慣を、チーム内で共有しておくといいですね!
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