SharePointで問い合わせフォームの作り方をお探しですね。

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SharePointで社内の問い合わせ対応をラクにする方法

「SharePointを導入したけど、社内からの問い合わせ対応に追われて本来の仕事が進まない…」「社員から『どこに情報があるか分からない』ってよく言われる…」こんな悩み、ありませんか?

この記事では、SharePointを使って社内Q&A(FAQ)サイトや問い合わせフォームを作る方法を、わかりやすく解説していきます。

Microsoft 365の標準機能だけで作れるので、追加コストはゼロ。

難しいプログラミングの知識も必要ありません。

この記事を読めば、社員が自分で疑問を解決できる便利なポータルサイトが作れるようになりますよ。

SharePointで社内Q&Aサイトや問い合わせフォームを作るメリット

SharePointを社内の情報共有に使うと、たくさんのメリットがあります。

一番大きいのは、**すでに導入しているMicrosoft 365の範囲内で使えること**。

追加でシステムを買ったり、新しいツールにお金をかけたりする必要がありません。

標準機能を組み合わせるだけで、ちゃんと使える問い合わせフォームやQ&Aサイトが作れちゃいます。

それに、SharePointは**社内ポータルサイトとして情報をまとめるのが得意**です。

社内ルールやマニュアル、申請の手順なんかがファイルサーバーやチャットツールにバラバラに散らばっていると、社員は「どこを見ればいいの?」って迷ってしまいますよね。

SharePointに全部まとめて、そこにQ&Aサイトやフォームも一緒に置いておけば、迷わず必要な情報にたどり着けるようになります。

あと、**権限管理がしっかりしている**のもポイント。

「この情報は営業部だけに見せたい」「この申請フォームは管理職だけ使える」といった設定も、アクセス権限を設定するだけで簡単にできます。

難しいプログラミングの知識がなくても、マウスでパーツを配置していくだけで、見た目もきれいなサイトが作れます。

運用する人の負担も少なくて済むんです。

SharePointで問い合わせフォームを作る具体的な手順

SharePointで問い合わせフォームを作るなら、同じMicrosoft 365に入っている「**Microsoft Forms**」と組み合わせるのが一番簡単です。

Formsを使えば、プログラミングなんてできなくても、直感的な操作でアンケートや入力フォームがサクッと作れます。

作ったフォームはSharePointのページに直接埋め込めるので、社員は別のサイトに飛ばされることなく、ポータル上でスムーズに問い合わせできます。

具体的な作り方

1. **Microsoft Formsを開いて「新しいフォーム」を作る**
質問項目(テキスト入力、選択肢など)を設定していきます

2. **SharePointの編集画面を開く**
フォームを置きたい場所に「Microsoft Forms」のWebパーツを追加します

3. **作ったフォームを埋め込む**
Webパーツの設定で「既存のフォームを追加」を選んで、さっき作ったFormsのリンクを貼り付けるだけ

この方法のいいところは、**フォームに入力された内容が自動で集計される**こと。

FormsのデータはリアルタイムでExcelに出力できるので、問い合わせ内容の管理や分析がとってもラクになります。

「アカウント発行のお願い」とか「備品の購入申請」みたいな、よくある定型的な問い合わせは全部このフォームに集約しちゃいましょう。

メールやチャットで個別に対応する手間が、グッと減りますよ。

SharePointで社内Q&A(FAQ)サイトを作る方法

社員からよく聞かれる質問については、専用のQ&A(FAQ)サイトを作って、自分で解決してもらえるようにするのがおすすめです。

SharePointでQ&Aサイトを作るときによく使われるのが「**リスト機能**」。

リストっていうのは、Excelの表みたいな感じでデータを管理できる機能です。

質問と回答のデータベースが簡単に作れます。

リストの設定例

Q&Aサイトを作るなら、こんな項目(列)を用意すると管理しやすいです:

– **タイトル(質問内容)**:社員が検索しやすい、具体的な質問文
– **回答(複数行テキスト)**:質問に対する詳しい手順や説明
– **カテゴリ(選択肢)**:人事、総務、ITなどの分類

作ったリストは、SharePointのトップページにWebパーツとして置けます。

カテゴリごとに表示を分けたり、わかりやすいアイコンを付けたりすると、社員が直感的に探しやすくなります。

SharePointには強力な検索機能があるので、リストに溜まったキーワードで簡単に回答を探せるのも便利なポイントです。

運用で気をつけること

ただし、Q&Aサイトは「作って終わり」じゃありません。

社内ルールが変わったり、システムがアップデートされたりしたら、回答内容もちゃんと更新する必要があります。

古い情報のまま放っておくと、社員から信頼されなくなって、結局「直接聞いた方が早い」って問い合わせが来ちゃう…という悪循環に。

定期的に内容を見直すルールを決めて、情報を新鮮に保つことが成功のカギです。

Power AutomateやAIを使ってもっと効率化するコツ

SharePointの標準機能でフォームとQ&Aサイトが作れたら、次は自動化やAIを取り入れて、さらに業務を効率化していきましょう。

ここで活躍するのが「**Power Automate**」です。

Power Automateは、いろんなアプリをつないでワークフローを自動化できるツール。

これを使うと、問い合わせ対応の初動がめちゃくちゃ速くなります。

自動化の例

たとえば、こんなことができます:

– Formsから新しい問い合わせが送信されたら、担当部署のTeamsチャネルに自動で通知
– 問い合わせ内容をSharePointの管理リストに自動で記録して、対応状況を管理
– 申請フォームが送信されたら、上司の承認フローを自動でスタート

AIチャットボットの活用

最近は、社内データを使った高度なチャットボットを導入する会社も増えています。

SharePoint上のマニュアルや規定、Q&Aリストを学習データとしてAIに読み込ませる「**RAG(検索拡張生成)**」という仕組みを使えば、社員がチャットで質問するだけで、AIが社内文書から答えを見つけて自動で回答してくれます。

まずは基本から始めよう

とはいえ、最初から全部をAI化しようとすると、ハードルが高くて大変です。

まずはSharePointとFormsを使った基本的な問い合わせフォームとQ&Aサイトを作ることから始めましょう。

そこで「どんな質問が多いのか」データを集めて、現場のニーズを把握します。

その上で、Power Automateで自動化したり、外部のAIチャットボットツールを導入したり…と、次のステップに進むのが一番確実で効果的なやり方です。

焦らず、一歩ずつ進めていきましょう!

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