SharePointでタスク管理する方法をお探しですね。
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日々の業務やプロジェクトで、「誰がどの作業をやっているのか」「今どこまで進んでいるのか」が分からなくて困ったことはありませんか?
特にExcelでタスク管理をしていると、同時に編集できなかったり、どれが最新のファイルか分からなくなったりと、何かと不便ですよね。
この記事では、すでに多くの会社で使われているMicrosoft 365の「SharePoint(シェアポイント)」を活用して、追加費用ゼロでタスク管理と進捗共有を効率化する方法をご紹介します。
基本的なリストの作り方から、スケジュールを見やすくするガントチャートの作成方法まで、分かりやすく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
SharePointでタスク管理するメリットと、Excelから卒業できる理由
SharePointをタスク管理に使う一番のメリットは、チーム全員がいつでも最新の情報をリアルタイムで確認できることです。
これまでのプロジェクト管理では、Excelファイルを作ってメールで送ったり、共有フォルダに保存したりするのが普通でした。
でもこの方法だと、複数の人が同時に開こうとするとロックがかかってしまい、作業が止まったり更新漏れが起きたりしがちです。
SharePointのリスト機能を使えば、クラウド上で複数人が同時にアクセスして編集できるので、こうした面倒な問題から解放されます。
それに、すでにMicrosoft 365を導入している会社なら、新しいツールを契約する追加コストがかかりません。
セキュリティもMicrosoftがしっかり守ってくれるので、社内外のメンバーと安全にタスクを共有できます。
さらに、メンバーごとに「見るだけ」「編集もOK」といった権限を細かく設定できるのも便利です。
たとえば、経営層には全体の進捗だけを見せて、現場の担当者には詳しいタスクの編集権限を渡す、といった柔軟な運用ができます。
SharePointは単なるファイル置き場ではなく、情報を整理して蓄積するデータベースとしても使えます。
過去のプロジェクトで使ったタスク構成をテンプレートとして保存しておけば、新しいプロジェクトを始めるときもサクッと環境を作れます。
このように、SharePointでのタスク管理は、Excelから卒業してチームの生産性を大きく上げるための強い味方になってくれます。
SharePointを使ったタスク管理リストの作り方と進捗共有のコツ
SharePointでタスク管理を始めるには、まず情報をまとめる「チームサイト」を作って、その中にタスクを登録する「リスト」を用意します。
SharePointのホーム画面から新しいチームサイトを立ち上げて、プロジェクト名など分かりやすい名前をつけましょう。
サイトができたら、「新規」メニューからリストを作成します。
ゼロから作ることもできますが、「作業の進捗状況の追跡」といったテンプレートを使うと、必要な項目が最初から揃っているのでとても便利です。
リストができたら、自分たちの仕事のやり方に合わせて管理項目(列)をカスタマイズしていきます。
タスク管理で最低限必要なのは、次の5つです。
– **タスク名**(何をするか)
– **担当者**(誰がやるか)
– **期限**(いつまでにやるか)
– **ステータス**(未着手・進行中・完了など)
– **優先度**(どれくらい急ぎか)
列の種類を適切に設定すると、担当者欄には組織内のユーザー名が自動で候補に出てきたり、期限欄にはカレンダーから日付を選べたりするようになります。
ステータスについては、現場のメンバーが迷わず入力できるように、選択肢をはっきり決めておくのが進捗共有をスムーズにするポイントです。
リストの運用で進捗共有をさらに便利にするのが、「ビュー」の切り替え機能です。
– すべてのタスクを期日順に並べる
– 自分が担当している未完了タスクだけを表示する
– 期限を過ぎているタスクを赤色で目立たせる
こんなふうに、目的に応じて表示を変えることで、たくさんのタスクの中から「今見るべき情報」にすぐたどり着けます。
メンバー全員が同じリストを見て、それぞれの進捗をリアルタイムで更新し合えば、会議を待たなくても常に正確な状況が把握できるようになります。
SharePointでガントチャートを作る方法と注意したいこと
タスクのリストができたら、次はスケジュール全体を時間の流れで見渡せるようにガントチャートを作ってみましょう。
ガントチャートは、各タスクの開始日から終了日までの期間を横長のバーで表示して、作業の重なりや前後関係を視覚的に把握するための便利な方法です。
SharePointの標準機能では、リストの表示形式(ビュー)をカスタマイズすることで、簡単なガントチャート風のタイムラインを表示できます。
ガントチャートを作るには、リストの中に必ず「開始日」と「終了日(期限)」の2つの日付列が必要です。
ビューの設定画面から新しいビューを作って、表示形式としてガントチャートを選び、開始日と終了日に該当する列を指定します。
これで、リスト内のデータがカレンダー上のタイムラインに変換されて、全体のスケジュール感が一目で分かるようになります。
プロジェクトの全体像をつかんで、人手が偏っていないかやスケジュールに無理がないかをチェックするのに、とても役立ちます。
ただし、SharePoint標準のガントチャート機能には、いくつか知っておきたい限界もあります。
たとえば、あるタスクが遅れたときに、それに続くタスクのスケジュールを自動で後ろにずらしてくれる「依存関係の自動調整機能」はありません。
また、各タスクの細かい進捗率(何パーセント完了しているか)をバーの色や長さで表現するのも難しいので、複雑な工数管理には向いていません。
数百件もあるタスクや、外部の協力会社がたくさん関わる大規模プロジェクトの場合は、SharePointは情報共有の場として使って、詳しい工程管理にはMicrosoft Projectなどの専門ツールを併用するのがおすすめです。
TeamsやPlannerと連携して、もっと便利にタスク管理
SharePointのタスク管理をさらにレベルアップさせるなら、Microsoft 365の他のアプリと連携させるのがおすすめです。
特に、日々のコミュニケーションツールとして定着している「Microsoft Teams」との連携は欠かせません。
Teamsのチャネル上部にあるタブに、SharePointで作ったタスク管理リストを追加すれば、メンバーはチャットで会話しながら、画面を切り替えずにそのままタスクの進捗を確認・更新できるようになります。
また、個人の日々のタスク管理には「Microsoft Planner」を併用するのも効果的です。
SharePointのリストはプロジェクト全体を見渡して、履歴をデータベースとして残すのが得意です。
一方でPlannerは、カンバンボード形式で「今日やること」を付箋のように動かして管理するのに向いています。
全体管理はSharePointで行って、そこで割り当てられたタスクを個々のメンバーがPlannerに落とし込んで実行していく、という役割分担をすれば、チームの統制と個人の作業効率を両立できます。
さらに業務を自動化したいなら、「Power Automate」というツールを組み合わせるのがおすすめです。
– タスクの期限が残り3日になったら担当者に自動でリマインドメールを送る
– ステータスが「完了」に変わったら、Teamsのチャネルに通知を飛ばす
– 新しいタスクが追加されたら、関係者に承認フローを回す
こんな定型的な連絡や確認作業をシステムに任せることで、マネージャーの手間が劇的に減ります。
SharePointを中心にこれらのツールを連携させれば、単なる一覧表を超えた、チームを自律的に動かす本格的なタスク管理システムが作れます。
ぜひ試してみてください。
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