SharePointとTeamsの違いをお探しですね。

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SharePointとTeamsの違いって何？使い分け方をわかりやすく解説します

Microsoft 365を使っている会社で、こんな悩みを聞いたことはありませんか？「ファイルってSharePointに置けばいいの？それともTeamsでいいの？」「大事な資料がどこにあるかわからなくなった…」「結局どっちを使えばいいの？」

実は、SharePointとTeamsは似ているようで全然違う役割を持っているんです。

この記事では、2つのツールの違いや、どう使い分ければいいのかを丁寧に説明していきます。

読み終わる頃には、社内の情報共有がぐっとスムーズになるはずですよ。

1. SharePointとTeamsって、そもそも何が違うの？

SharePointとTeamsは、どちらもMicrosoft社が作った情報共有のためのツールです。

でも、それぞれが得意なことは全く違います。

**簡単に言うと**、SharePointは「会社全体で使う大事な資料をしまっておく場所」で、Teamsは「チームのみんなでワイワイ作業する場所」なんです。

SharePointが得意なこと

SharePointは、社内のポータルサイト（情報の入り口になるサイト）を作ったり、たくさんの人に向けて情報を発信するのが得意です。

たとえば、
– 会社のルールブック
– 業務マニュアル
– 各種申請書のテンプレート

こういった「一度作ったら頻繁には変えない」「いつでも誰でも見られるようにしておきたい」資料を保管するのにぴったりです。

「誰が見られるか」「誰が編集できるか」といった権限を細かく設定できるので、大事な会社の書類を安全に管理できます。

ファイルの過去のバージョンも保存されるので、「前のバージョンに戻したい」というときも安心です。

Teamsが得意なこと

一方、Teamsは少人数のチームやプロジェクトメンバーで、サクサクとやり取りするのが得意です。

チャットやビデオ会議の機能があって、日々どんどん変わっていく情報を扱うのに向いています。

たとえば、
– プロジェクトの進捗報告
– 企画書の作成中のやり取り
– 急ぎの相談や質問

こんな「今まさに進行中」の作業をするときに便利です。

ちなみに、Teamsで共有したファイルは、実は裏側でちゃんとSharePointに保存されているんです。

この仕組みを知っておくと、両方のツールの関係がわかりやすくなりますよ。

2. 実際の仕事では、どう使い分ければいいの？

「結局、どっちを使えばいいの？」という疑問に答えるために、具体的な場面ごとに見ていきましょう。

使い分けのコツは、
– **誰に向けた情報か**（全社？チーム？）
– **内容は確定しているか**（完成版？作業中？）

この2つを考えると判断しやすいです。

SharePointを使うべき場面

**全社や部署全体に向けた、確定した情報**はSharePointに置きましょう。

**例：新入社員向けの情報**
新入社員が見る「会社の基本情報」「初日の流れ」「よくある質問」などは、SharePointのポータルサイトにまとめておくと便利です。

必要な資料やリンクが一箇所に集まっているので、新入社員も迷わず情報を見つけられます。

**例：完成した正式な資料**
会議で承認された企画書や、確定した業務フローなど、「これが最新の正式版です」という資料は、SharePointのドキュメントライブラリに整理して保管します。

「閲覧のみ」の権限を設定すれば、間違って誰かが書き換えてしまう心配もありません。

Teamsを使うべき場面

**チームで進行中の作業や、日々のやり取り**はTeamsでやりましょう。

**例：新しい企画を考えるとき**
アイデア出しから資料作り、メンバーからの意見集めまで、全部Teamsのチャネル（話題ごとの部屋のようなもの）で進めます。

作成中のファイルをTeamsで共有すれば、みんなで同時に編集できて便利です。

**例：イベントの準備**
社内イベントの準備など、「やることリスト」がどんどん変わっていく作業も、Teamsが向いています。

チャットで細かく連絡を取り合いながら、タスクを進められます。

**完成したら→SharePointへ**
そして、企画書が完成して「全社向けの正式資料」になったら、SharePointの決まった場所に移して公開する、という流れにすると、資料があちこちに散らばりません。

3. 2つを組み合わせると、もっと便利になる！

SharePointとTeamsは、それぞれ単独でも便利ですが、組み合わせて使うともっと強力になります。

実は、Teamsで新しいチームを作ると、裏側で自動的にSharePointのサイトも作られる仕組みになっているんです。

最初から連携できるように設計されているんですね。

連携のメリット①：Teamsから全部アクセスできる

SharePointで作った社内ニュースのページや、備品管理のリスト、部署のカレンダーなどを、Teamsの画面に「タブ」として追加できます。

そうすると、メンバーは「チャットはTeams、情報確認はSharePoint」と、いちいち別のアプリを開く必要がなくなります。

Teamsを仕事の入り口にして、全部そこから操作できるようになるんです。

連携のメリット②：探し物がすぐ見つかる

SharePointの検索機能とTeamsが連携すると、過去のチャットだけじゃなく、共有したWordやExcelファイルの中身まで、まとめて検索できます。

「あの資料、どこで共有したっけ？」と探し回る時間がなくなって、必要な情報にパッとたどり着けます。

これだけでも、かなりの時間短縮になりますよ。

動きのあるTeamsと、しっかり保管するSharePointを組み合わせることで、情報共有の「抜け」や「漏れ」がなくなるんです。

4. 使うときに気をつけたいポイント

便利な連携機能ですが、使うときにはいくつか注意点があります。

注意点①：アクセス権限の管理

Teamsでチームを作ると、裏側でSharePointサイトも作られます。

このとき、Teamsのメンバーには、SharePointの編集権限も自動的についてきます。

もし「このファイルは見るだけにしたい」という場合は、SharePoint側で権限を調整する必要があります。

便利な自動連携だからこそ、大事なファイルが間違って編集されないように、定期的に権限をチェックしましょう。

注意点②：ゲストユーザーの管理

社外の人を一時的にTeamsに招待することもあると思います。

そのときも、その人がどこまでアクセスできるのか、きちんと確認しておきましょう。

スムーズに使い始めるコツ

最初から複雑なルールを作るのではなく、まずはシンプルな基本ルールを決めて、社内に伝えましょう。

**基本ルールの例：**
– 作業中のファイル → Teams
– 完成した正式なファイル → SharePoint

これだけでも十分です。

最初は一部の部署やプロジェクトで試してみて、使いやすいかどうか確認しながら、少しずつ自分の会社に合った形に整えていくのがおすすめです。

まとめ

SharePointとTeamsの違いを理解して、上手に使い分けられるようになれば、Microsoft 365の力を最大限に引き出せます。

ぜひこの記事を参考に、社内の情報共有をもっとスムーズにしてみてくださいね。

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