SharePointのユーザーとグループについてお探しですね。

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SharePointのユーザーとグループを理解しよう！独自セキュリティグループの作り方と管理のコツ

SharePointを会社や組織で使っていると、必ず悩むのが「誰に何を見せるか」という権限管理ですよね。

このファイルは営業部だけに共有したい、このフォルダは役員だけがアクセスできるようにしたい……そんな細かい要望に応えるには、SharePointの「ユーザーとグループ」という仕組みをきちんと理解しておく必要があります。

この記事では、SharePointの権限管理の基本から、特定のメンバーだけで構成される「独自セキュリティグループ」の作り方、そして設定したグループをちゃんと確認・管理する方法まで、わかりやすく解説していきます。

「権限設定がよくわからなくて不安…」という方も、この記事を読めば安心して運用できるようになるはずです！

1. SharePointの「ユーザーとグループ」って何？まずは基本を押さえよう

SharePointの「ユーザーとグループ」とは、サイトやファイルへのアクセス権限を効率よく管理するための基本的な仕組みです。

もちろん、一人ひとりのユーザーに個別に権限を設定することもできますが、人数が増えてくるとめちゃくちゃ大変ですよね。

しかも、設定ミスで情報が漏れてしまうリスクも高くなります。

そこで便利なのが「グループ」という考え方です。

同じ役割や権限を持つ人たちをひとまとめにして、そのグループごと権限を設定すれば、管理がぐっと楽になります。

たとえば「営業部メンバー」というグループを作って、そこに営業部の人たちを入れておけば、営業部全員に一気に権限を付与できるわけです。

SharePointでサイトを作ると、最初から「所有者（何でもできる人）」「メンバー（編集できる人）」「閲覧者（見るだけの人）」という3つの標準グループが自動で用意されます。

普通のチーム運営なら、この3つのグループに人を振り分けるだけで基本的な権限管理は完了です。

シンプルでわかりやすいですよね。

さらに知っておきたいのが「アクセス許可の継承」という仕組みです。

これは、サイト全体で設定した権限が、その下にあるフォルダやファイルにも自動的に引き継がれるというもの。

だから管理者は、いちいちファイル一つひとつに権限を設定しなくても、サイト全体でまとめて管理できるんです。

もし特定のフォルダだけ別の権限にしたいときは、この「継承」を解除して独自の設定をすればOKです。

2. SharePointグループと独自セキュリティグループ、何が違うの？

SharePointの権限管理でつまずきやすいのが、「SharePointグループ」と「独自セキュリティグループ（Microsoft Entra IDのセキュリティグループ）」の違いです。

名前が似ているので混乱しがちですが、実は全然違うものなんです。

**SharePointグループ**は、特定のSharePointサイトの中だけで使えるローカルなグループです。

そのサイトの管理者が自由に作ったり編集したりできて、そのサイト内の権限管理専用という感じですね。

一方、**独自セキュリティグループ**は、Microsoft Entra ID（昔のAzure AD）という組織全体を管理するシステムで作るグループです。

こちらはSharePointだけじゃなく、TeamsやOneDrive、その他いろんなMicrosoft 365のサービスで使い回せます。

たとえば「経理部マネージャー」というセキュリティグループを一度作っておけば、SharePointの機密フォルダにも、Teamsの特定チャンネルにも、同じグループを使って権限を設定できるわけです。

実際の運用では、人事異動や組織変更のたびに各SharePointサイトのグループをいちいち更新するのは本当に大変です。

だから、大きな組織や複雑な権限設定が必要な場合は、最初からEntra IDで独自セキュリティグループを作っておいて、それをSharePointで使うのがおすすめです。

この方が管理がずっと楽だし、常に最新の組織図に合わせた安全な状態を保てます。

3. 独自セキュリティグループを作ってSharePointに設定してみよう

それでは実際に、独自のセキュリティグループを作って、SharePointの特定の場所に権限として設定する手順を見ていきましょう。

セキュリティグループの作成は、SharePointの画面ではなく、Microsoft Entra管理センター（またはMicrosoft 365管理センター）という管理者用の画面から行います。

基本的な流れはこんな感じです。

**ステップ1：セキュリティグループを作る**
– Microsoft Entra管理センターにアクセス
– 「新しいセキュリティグループ」を作成
– グループ名をつけて、メンバーを追加する

**ステップ2：SharePointで権限を設定する**
– 権限を設定したいSharePointサイトを開く
– アクセス制限をかけたいドキュメントライブラリやフォルダを選ぶ
– 「ライブラリの設定」→「このドキュメントライブラリの権限」へ移動
– 「アクセス許可の継承の停止」をクリック（親サイトからの権限引き継ぎを解除）
– 「アクセス許可の付与」から、さっき作ったセキュリティグループを検索して選択
– 適切な権限レベル（閲覧だけ、編集可能など）を選んで設定完了

つまり、まずはグループという「箱」を組織全体で用意して、それをSharePointの特定の「場所」に当てはめるイメージです。

権限レベルを選ぶときは「オプションの表示」をクリックして、与えたい権限を正確に選ぶのがポイント。

これで、指定したメンバーだけがアクセスできる安全な専用スペースが完成します！

4. 設定したグループをちゃんと確認・管理するコツ

せっかく設定したグループも、「今どうなってるんだっけ？」と後から確認できないと困りますよね。

設定されているグループや権限を確認するには、SharePointの「アクセス許可」画面を開きます。

ここには、その場所に権限が設定されているユーザーやグループが一覧で表示されます。

ただし注意点があります。

独自セキュリティグループを設定した場合、SharePointの画面には「グループ名」しか表示されません。

つまり、「そのグループに具体的に誰が入っているか」まではSharePoint上では確認できないんです。

メンバーの詳細を見たいときは、Microsoft 365管理センターやEntra管理センターから該当グループを検索する必要があります。

だからこそ、グループを作るときの**命名規則**がとても大切です。

「営業部_正社員」「経理部_マネージャー」みたいに、誰が見ても何のグループかわかる名前にしておけば、後から確認するときも迷いません。

最後に、権限管理のベストプラクティスをお伝えします。

それは、**ファイル単位で細かく権限を設定しすぎない**こと。

ファイル一つひとつに独自の権限を設定すると、後から「どこに誰の権限があるんだっけ？」と追跡するのが超大変になります。

最悪、管理不能に陥ってしまうことも。

権限を分けたいときは、ファイル単位ではなく「専用のフォルダ」や「専用のドキュメントライブラリ」を作って、そのまとまりごとにセキュリティグループを割り当てるのがおすすめです。

大きな単位で管理すれば、全体が見渡しやすく、安全性も保ちやすくなります。

ルールを決めてシンプルに運用すれば、SharePointの権限管理は決して難しくありません。

この記事を参考に、安心して使えるSharePoint環境を作ってみてくださいね！

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