SharePointのドキュメントライブラリについてお探しですね。

広告

SharePointのドキュメントライブラリを使いこなそう!基本から活用法まで完全ガイド

Microsoft 365を使っている会社で、多くの人が利用しているのが「SharePoint（シェアポイント）」です。

その中でも特に大事な機能が「ドキュメントライブラリ」。

これをうまく使えば、社内でのファイル共有がぐっとラクになって、みんなで一緒に作業したり、ファイルの履歴を管理したりと、今までのファイルサーバーではできなかった便利なことがたくさんできるようになります。

この記事では、SharePointドキュメントライブラリって何?というところから、実際の作り方、ショートカットを使った便利ワザ、さらには仕事の効率をアップさせる使いこなし術まで、まるっと解説していきます。

これからSharePointでファイル管理を始めたい人や、今の使い方を見直したい担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

SharePointドキュメントライブラリって何?どんなことができるの?

SharePointの「ドキュメントライブラリ」は、クラウド上でファイルやフォルダを安全に保管して、チームのみんなと共有できる場所のことです。

今までの会社のファイルサーバーと違うのは、インターネットさえつながっていれば、オフィスでも自宅でも出張先でも、どこからでもアクセスできるところ。

ただファイルを置いておくだけの場所じゃなくて、ファイルを作るところから編集、承認、保管まで、すべての流れを管理できる便利な機能がたくさん詰まっています。

特にすごいのが、**複数の人が同時に編集できる機能**と、**自動でバージョンを保存してくれる機能**です。

たとえば、ExcelやWordのファイルを何人かで同時に開いて、リアルタイムで一緒に編集できます。

だから「誰かが開いてるから編集できない…」なんて待つ必要がありません。

それに、間違えて上書き保存しちゃっても大丈夫。

過去のバージョンが自動で残っているので、いつでも前の状態に戻せるんです。

これでデータを失くす心配もぐっと減ります。

**ドキュメントライブラリの主なメリット**
– クラウドだから、どこからでもファイルにアクセスできる
– 何人かで同時に編集できるから、作業がスムーズ
– 自動でバージョン履歴が残るから、間違えても安心

それから、各ファイルに「列（メタデータ）」という情報を追加できるのもポイントです。

ファイル名やフォルダだけじゃなくて、「ステータス」「担当者」「期限」みたいな独自の情報をつけられるんです。

そうすると、たくさんのファイルの中から探しているものをパッと見つけられるようになります。

情報が特定の人しか分からない状態を防いで、会社全体の仕事の効率を上げる土台になるんですね。

ドキュメントライブラリの作り方

SharePointで新しいドキュメントライブラリを作るのは、とっても簡単です。

難しい知識はいらなくて、マウスをクリックするだけで数分で新しいファイル共有スペースが作れちゃいます。

まず、SharePointサイトのトップページを開いて、画面右上にある**歯車マーク（設定アイコン）**をクリックします。

そこから「サイトコンテンツ」を選ぶと、今そのサイトにあるライブラリやリストが全部表示されます。

サイトコンテンツの画面に移ったら、上のほうにある**「＋新規」ボタン**をクリック。

出てくるメニューから「ドキュメントライブラリ」を選びます。

すると作成画面がポップアップで出てくるので、ライブラリの「名前」と「説明」を入力しましょう。

このとき、後から入ってきた人でも「これは何のためのライブラリか」がすぐ分かるように、用途や部署名を入れた具体的な名前をつけるのがコツです。

最後に「作成」をクリックすれば完成!すぐにファイルをアップロードできるようになります。

**作成の手順まとめ**
– 右上の歯車マークから「サイトコンテンツ」を開く
– 「＋新規」→「ドキュメントライブラリ」を選ぶ
– 分かりやすい名前と説明を入れて作成ボタンを押す

ライブラリを作ったら、ぜひやっておきたいのが**独自の「列」を追加する設定**です。

最初は「名前」とか「更新日時」みたいな基本的な情報しか表示されませんが、「列の追加」機能で「選択肢」や「日付」などの項目を自分で追加できます。

たとえば契約書を管理するなら「契約日」や「取引先名」という列を作っておくと、ファイルを探すのがすごくラクになります。

まるでデータベースみたいに、高度なファイル管理ができるようになるんです。

基本的な使い方を覚えよう

作ったドキュメントライブラリを毎日の仕事で使うための、基本的な操作を見ていきましょう。

**ファイルのアップロード**は簡単です。

ライブラリの画面上にある「アップロード」ボタンからファイルやフォルダを選ぶか、パソコンのデスクトップからブラウザの画面に直接ドラッグ&ドロップするだけ。

保存したファイルは、クリックすればブラウザ上でそのまま開けて、見たり編集したりできます。

他の人とファイルを共有したいときは、ファイルを選んで**「共有」アイコン**をクリック。

「リンクのコピー」を選ぶと、そのファイルに直接アクセスできるURLが作られます。

このURLをチャットやメールで送れば、相手は迷わずそのファイルにたどり着けます。

リンクを作るときに「見るだけ」とか「編集もOK」みたいに権限を細かく設定できるので、勝手に書き換えられる心配もなく、安全に情報を共有できるんです。

よく使うドキュメントライブラリがあるなら、**ショートカット機能**を使うと便利です。

たとえば、ファイルのリンクをコピーしてパソコンのデスクトップで右クリック→「ショートカットの作成」をすれば、ブラウザを開く手間なく一瞬でライブラリにアクセスできます。

また、SharePointの画面から「OneDriveへのショートカットの追加」をクリックすれば、エクスプローラー（OneDrive）の中にフォルダとして表示されて、普通のパソコンのファイルと同じ感覚でクラウド上のファイルを操作できるようになります。

超便利です!

もっと便利に!応用テクニック

SharePointのドキュメントライブラリは、単独で使うだけじゃなくて、他の機能やMicrosoft 365のアプリと組み合わせると、さらにパワーアップします。

たとえば**「Webパーツ」を使ったポータルサイトとの連携**。

SharePointのトップページに「ドキュメントライブラリWebパーツ」を置くと、サイトを開いた人がページを移動しなくても、最新のファイル一覧や重要なドキュメントを直接チェックできるようになります。

情報の見逃しを防げて、ポータルサイトがもっと使いやすくなるんです。

それから、目的によっては**「Microsoft Lists（リスト機能）」**を一緒に使うのもおすすめです。

ドキュメントライブラリは「WordやExcelなどの実際のファイル」を管理するのが得意。

一方、リスト機能は「顧客情報」とか「備品管理」みたいな、Excelの表のようなテキストデータを蓄積・管理するのに向いています。

ファイルを共有したいのか、データベースとして情報を貯めたいのかで使い分けると、もっとスッキリした社内システムが作れます。

**使い分けのポイント**
– ファイルの共有や共同作業なら→「ドキュメントライブラリ」
– 表形式のデータや進捗管理なら→「リスト機能」
– ポータルサイトに直接表示させるなら→「Webパーツ」

さらに上級テクニックとして、**「Power Apps」を使った業務アプリ開発**との連携もあります。

Power Appsを使えば、SharePointのドキュメントライブラリにある大量のファイルから、必要な条件で絞り込んで表示する独自の検索アプリを作れるんです。

プログラミングの深い知識がなくても、自分の会社の仕事の流れにぴったり合ったシステムが作れます。

SharePointを単なるファイル置き場から、会社のデジタル化を進める中心的なツールに変えられるんです。

まとめ

この記事を参考に、SharePointドキュメントライブラリをフル活用して、もっと快適で効率的な仕事環境を作ってみてください!

広告