SharePointをPower Appsでカスタマイズする方法をお探しですね。
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SharePointのフォームが使いにくい？Power Appsで簡単カスタマイズ！
「SharePointのリストは便利だけど、入力フォームがシンプルすぎて使いづらい…」そんな悩みを抱えていませんか？実は、Power Appsと組み合わせるだけで、入力フォームを自分好みにカスタマイズできるんです。
レイアウトの変更はもちろん、入力を楽にする工夫もできて、とっても便利。
この記事では、SharePointリストの入力フォームをPower Appsでカスタマイズする方法を、初心者の方にもわかりやすく解説していきます。
元の標準フォームに戻す方法や、独自アプリとの違いもしっかり説明しますので、安心してチャレンジしてくださいね。
なぜSharePointのフォームをカスタマイズするの？
SharePointリストは、データを保存したり社内で情報を共有したりするのにとても便利なツールです。
でも、標準の入力フォームって、項目が縦にずらっと並んでいるだけのシンプルな作りなんですよね。
項目が少ないうちはいいのですが、入力項目が増えてくると画面がどんどん長くなって、スクロールが大変になってしまいます。
入力する人にとっては、けっこうな負担になってしまうんです。
そこで登場するのがPower Appsです。
Power Appsを使ってフォームをカスタマイズすれば、使いやすさが劇的にアップします。
たとえば、入力項目をタブで分けて見やすくしたり、「この項目を選んだときだけ、次の項目を表示する」といった賢い仕組みを作ったりできるんです。
会社のイメージカラーに合わせて背景色を変えたり、アイコンをクリックするだけで決まった文字が自動で入るボタンを置いたりと、見た目も使い勝手も自由自在。
SharePointの標準フォームではできなかった細かい要望にも、しっかり応えられます。
さらに、入力ミスを防ぐチェック機能を追加することもできるので、データの質を高く保てるというメリットもあります。
入力する人はもちろん、データを管理する人の手間も減らせて一石二鳥。
社内の承認フローや他のMicrosoft 365ツールと連携する予定がある場合も、Power Appsでフォームを整えておくと後々スムーズに進められますよ。
実際にカスタマイズしてみよう！基本の手順
それでは、SharePointリストの入力フォームを実際にカスタマイズする手順を見ていきましょう。
難しそうに聞こえるかもしれませんが、実はとってもシンプル。
専門知識がなくても大丈夫です。
まず、カスタマイズしたいSharePointリストをブラウザで開きます。
画面上部のメニューバーに「統合」というボタンがあるので、それをクリックしてください。
次に「Power Apps」を選んで、「フォームのカスタマイズ」をクリックします。
たったこれだけで、Power Apps Studioという編集画面が自動的に立ち上がります。
しかも、リストの項目がすでに配置された状態で表示されるので、ゼロから作る必要もありません。
Power Apps Studioが開いたら、ここからが楽しい作業です。
ドラッグ＆ドロップで項目の位置を動かしたり、必要ない項目を隠したり、項目の幅を調整したりと、自由にレイアウトを変更できます。
たとえば、画像をアップロードしてボタンとして使い、クリックすると特定の文字が自動で入力されるようにする…なんてこともできちゃいます。
カスタマイズが完了したら、画面上部の「ファイル」メニューから保存して、「SharePointに公開」ボタンをクリックしましょう。
これで設定完了です。
SharePointリストに戻って「新規」ボタンを押してみてください。
自分がカスタマイズしたフォームが表示されているはずです。
ウィザードに沿って進めるだけなので、初めての方でも直感的に操作できますよ。
「キャンバスアプリ」との違いって何？
Power AppsでSharePointを使うとき、初心者の方が混乱しやすいのが「フォームのカスタマイズ」と「キャンバスアプリ」の違いです。
ちょっとややこしいですが、理解しておくと後々役立つので説明しますね。
SharePointリストから「フォームのカスタマイズ」を選んだ場合、作成されるフォームはSharePointの画面の一部として組み込まれます。
つまり、SharePointが操作の中心で、その中の入力部分だけをPower Appsで作り込むイメージです。
一方、Power Appsで一からキャンバスアプリを作成した場合は、SharePointとは別の独立したアプリになります。
スマホで使える専用アプリを作りたいときは、こちらを選ぶことになります。
この2つの大きな違いは、「SharePointIntegration」という特別な部品があるかどうかです。
SharePointリストからフォームをカスタマイズすると、この部品が自動で追加されます。
SharePointIntegrationは、SharePointでの「新規作成」「表示」「編集」「保存」「キャンセル」といった操作をPower Appsに伝える橋渡し役をしてくれる重要な存在なんです。
実は、この部品は後から自分で追加することができません。
だから、「SharePointの画面を活かしながら入力部分だけリッチにしたい」なら「フォームのカスタマイズ」を、「スマホでも使える独立したアプリを作りたい」なら「キャンバスアプリ」を選ぶという使い分けが必要になります。
この違いを知っておかないと、思い通りに動かなくて困ってしまうことがあるので、覚えておいてくださいね。
やっぱり元に戻したい…標準フォームに戻す方法
Power Appsでフォームをカスタマイズしてみたけど、思ったより複雑になってしまったり、社内のルールが変わったりして、「やっぱりシンプルな標準フォームに戻したい」というケースもあるかもしれません。
でも安心してください。
元に戻すのもとっても簡単です。
まず、カスタマイズしたSharePointリストを開きます。
画面右上の歯車アイコンをクリックして「リストの設定」を選びましょう。
次に「全般設定」の中にある「フォームの設定」をクリックします。
そこで「既定のSharePointフォームを使用する」を選んで保存すれば完了です。
これだけで、リストの「新規」や「編集」を開いたときに、カスタマイズ前の標準フォームが表示されるようになります。
ちなみに、この設定を変更しても、Power Appsで作ったカスタムフォームのデータ自体が消えるわけではありません。
だから、「やっぱりカスタムフォームの方が良かった」と思ったら、設定を「Power Appsで作成されたカスタムフォームを使用する」に戻すだけで、以前のカスタマイズ状態を復活させられます。
もし、カスタムフォームを完全に削除したい場合は、フォームの設定画面にある「カスタムフォームの削除」というリンクから削除できます。
ただし、一度削除すると元に戻せないので、本当に削除していいか慎重に判断してくださいね。
SharePointとPower Appsはどちらもマイクロソフトのサービスなので、こうした切り替えもスムーズにできるように作られています。
気軽に試して、自分たちに合った形を見つけてみてください。
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