SharePointリストについてお探しですね。
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日々の業務で発生するタスクの進捗管理や社内からの問い合わせ対応などを、すべてExcelで管理して限界を感じていませんか？
ファイルの同時編集ができなくて作業が止まってしまったり、コピーされたファイルが増えすぎて最新版がどれか分からなくなったり…。
情報共有の悩みって、多くの会社で起きていますよね。
そんな現場の困りごとを根本から解決できるのが、Microsoft 365に入っている「SharePointリスト（List）」という機能なんです。
この記事では、SharePointリストの基本的な説明からExcelとの違い、初心者でも迷わない作り方、そして今日からすぐに真似できる便利な活用事例5選まで、詳しく解説していきます。
脱Excelを目指して、チーム全体の仕事の効率をぐっと上げたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
1. SharePointリスト（List）とは？基本機能とExcelとの違い
SharePointリスト（List）は、社内で発生するいろんな情報を「行と列」の表形式で管理して、チーム内で安全に共有できるMicrosoft 365の便利なアプリです。
もともとはSharePointという社内ポータルを作るサービスの中の機能だったんですが、あまりに便利だと評判になって、今では「Microsoft Lists」として独立したアプリになっています。
どちらから作っても中身は同じで、クラウド上でデータをまとめて管理できるので、テレワーク環境でもチームメンバーとスムーズに情報共有できるのが一番の魅力です。
データ管理のツールとしてよく比べられるのがExcelですが、実は両者は得意分野がまったく違うんです。
Excelはとても優れた「表計算ソフト」で、複雑な計算式を使った高度な計算や、ピボットテーブルを使った大規模なデータ集計、見やすいグラフ作成では右に出るものがありません。
でも、情報共有という点では弱点もあります。
たとえば、ファイルサイズが大きくなると動きがすごく遅くなったり、複数の人が同時に編集しようとするとファイルがぶつかって保存できなくなったりするんですよね。
それに対してSharePointリストは、データの「蓄積・管理・共有」に特化したデータベースツールとして作られています。
複数人でのリアルタイム共同編集が前提になっているので、誰かが編集している最中でもロックがかからず、みんなで同時に作業を進められます。
また、1行ごと（アイテムごと）にファイルを添付したりコメントを追加したりできて、誰がいつ変更したかという履歴も自動で残るので、チームでのタスク管理や進捗共有ではExcel以上に力を発揮します。
用途に合わせて使い分けることが、仕事を効率化する大事なポイントになります。
2. SharePointリストを導入して得られる3つのメリット
SharePointリストを日常業務に取り入れると、情報共有のスピードと正確さを大きくアップさせることができます。
ここでは、従来のやり方から乗り換えることで得られる、具体的な3つのメリットを詳しく見ていきましょう。
* チームメンバーとリアルタイムで一緒に編集できる
* 用途に合わせた豊富なテンプレートですぐに使い始められる
* Power AutomateやTeamsと連携して業務を自動化できる
**まず一つ目のメリット**は、チームでの共同作業がとてもスムーズになって、データの品質を高く保てることです。
クラウド上でデータが常に最新の状態に保たれるので、「誰かがファイルを開いているから自分が編集できない」「古いバージョンのファイルを間違って上書きしちゃった」といった困ったトラブルがなくなります。
さらに、日付や選択肢、担当者名など、入力できるデータの形式（型）を列ごとにあらかじめ決められるので、メンバーごとに入力の仕方がバラバラになったり、入力ミスが起きたりするのを防げます。
**二つ目のメリット**は、リストの作成がとても簡単で、導入のハードルが低いことです。
SharePointリストには、案件管理や採用トラッカー、出張申請、備品管理など、ビジネスでよく使うテンプレートがたくさん用意されています。
ゼロからデータベースを設計しなくても、自社の目的に近いテンプレートを選んで、必要な項目を少しカスタマイズするだけで、専門知識がない人でも直感的に見やすいリストを完成させられます。
**三つ目のメリット**は、他のMicrosoft 365アプリとの強力な連携で、さらに仕事を効率化できることです。
特にコミュニケーションツールのTeamsとの相性は抜群で、チャット画面のタブにリストを直接埋め込めば、会話をしながらスムーズにデータの確認や編集ができます。
また、業務自動化ツールのPower Automateと連携させれば、「リストに新しい項目が追加されたら担当者にTeamsで自動通知する」「ステータスが『承認』に変わったら申請者にメールを送る」といった繰り返し作業の完全自動化も実現できます。
3. 初心者でも簡単！SharePointリストの基本的な作り方
SharePointリストを作る方法は驚くほど簡単で、プログラミングなどの専門知識は一切いりません。
リストの作り方にはいくつかのパターンがありますが、ここでは現場でよく使われる、最も使いやすい3つの手順を初心者向けに分かりやすく解説します。
* 空白のリストから自社に合わせて新規作成する
* 既存のExcelデータをインポートしてリスト化する
* 標準で用意されているテンプレートを活用して作成する
**全く新しいデータを一から管理したい場合**は、「空白のリスト」から作成を始めます。
Microsoft 365のポータル画面からSharePoint（またはLists）を開いて、「新しいリスト」をクリックして空白のリストを選びます。
リストの名前と説明を入力して作成ボタンを押すと、空っぽの表が表示されます。
次に「列の追加」をクリックして、テキスト、日付、選択肢など、管理したい項目に合わせてデータ形式を指定しながら列を増やしていきます。
列の準備ができたら「新規」ボタンから実際のデータ（アイテム）を入力していく、というシンプルで分かりやすい流れです。
**すでにExcelでタスク一覧や顧客リストを管理している場合**は、「Excelから」作成する機能がとても便利で効率的です。
事前にExcel側のデータを「テーブルとして書式設定」しておく必要はありますが、そのファイルをアップロードして読み込ませるだけで、列の名前やデータの型をシステムが自動的に判別して、一瞬でSharePointリストに変換してくれます。
これまでの業務で積み上げてきた大事なデータを無駄にすることなく、スムーズにクラウド環境へ移せる強力な機能です。
**どんな項目を設定すればいいか迷ったときや、とにかく早く使い始めたいとき**は、テンプレートを活用するのがおすすめです。
「リストの作成」画面で表示されるテンプレート一覧から、自社の目的に合ったものを選ぶだけで、実用的な列がすべて設定済みのリストがすぐに立ち上がります。
もちろん、作った後に不要な列を削除したり、独自の列を追加したりと自由にカスタマイズすることもできます。
どの方法を選んでも、作ったリストはすぐにチームへ共有して、共同作業をスタートできます。
4. 業務効率化に役立つ！SharePointリストの便利な活用事例5選
SharePointリストは、アイデア次第であらゆる業務の基盤として活躍して、アナログな作業をデジタル化する第一歩になります。
最後に、多くの企業で実際に導入されて、大きな業務効率化を生み出している便利な活用事例を5つご紹介します。
* チーム全体のタスク・進捗管理
* 社内外からの問い合わせ管理
* 社内イベントのスケジュール管理
* パソコンやスマートフォンなどの備品管理
* 新入社員向けのオンボーディング・FAQ管理
**一つ目と二つ目の事例**は、「タスク・進捗管理」と「問い合わせ管理」です。
タスク名、担当者、期限、現在のステータス（未着手・進行中・完了など）をリストにすることで、誰がどの作業を抱えているかが一目で分かるようになります。
リストのビュー（表示形式）を切り替えれば、自分に割り当てられたタスクだけを抽出して表示することもできて、対応漏れを確実に防げます。
また、情報システム部門などに寄せられる社内からの問い合わせをリストに記録して、Power Automateと連携させて「新規追加時にTeamsへアラートを飛ばす」仕組みを作れば、素早い対応ができるようになります。
**三つ目と四つ目の事例**は、「イベントのスケジュール管理」と「備品管理」です。
SharePointリストには、入力した日付データをカレンダー形式で表示する便利な機能があります。
これを使えば、社内研修やウェビナーなどのイベント日程をカレンダービューで視覚的に共有できて、参加者への案内やスケジュール調整がすごくスムーズになります。
さらに、会社が貸し出すパソコンやスマートフォンなどをリスト化して、シリアル番号や今使っている人を一元管理する備品管理にも最適です。
画像データを添付する列を使えば、備品の状態を写真付きで残すこともできて、面倒な棚卸し作業の負担を大幅に減らせます。
**五つ目の事例**は、「オンボーディングやFAQ（よくある質問）の管理」です。
新入社員が入社したときに見るべきマニュアルへのリンク集や、日々の業務で何度も聞かれる質問とその答えをリストにまとめておきます。
SharePointリストは検索機能がとても優秀なので、知りたい情報に関するキーワードを入力するだけで、すぐに該当する回答にたどり着けて、社内ポータルのような役割を果たします。
これによって、新入社員が自分で解決できる範囲が広がって、教育担当者の負担を大きく減らすことにつながります。
リスト機能を使いこなして、組織全体の生産性を高めていきましょう。
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